Метод 5 почему тойота
Не все проблемы имеют одну первопричину. Если хотите найти несколько причин, необходимо повторить технику с разным набором вопросов.
Метод не предлагает жестких правил и ограничений, вроде того какие вопросы задавать и/или как долго следует продолжать задавать вопрос для поиска дополнительных причин. Таким образом, даже если следовать методу, результат зависит от знаний и упорства вовлеченных людей.
Двигатель не заводится. (проблема)
Почему? — Сел аккумулятор (первый вопрос)
Почему? — Не работает генератор (второй вопрос)
Почему? — Проблемы с ремнем генератора (третий вопрос)
Почему? — Ремень был в порядке до этого момента, но ни разу не менялся (четвертый вопрос)
Почему? — Автомобиль не проходил должного технического осмотра по рекомендуемому графику (пятый вопрос, первопричина)
Вопросы для этого примера можно продолжать дальше, но пять итераций, как правило, позволяют найти первопричину. Необходимо побуждать отвечающего избегать предположений и логических ловушек, и вместо этого прослеживать цепочку причинно-следственных связей по возрастающей от проявления проблемы через несколько уровней абстракций до первопричины, отношение которой к исходной проблеме должно прослеживаться.
Обратите внимание, что в этом примере, 5-е почему? указывает на нарушенный процесс или поддающееся изменению поведение, что свидетельствует о нахождении первопричины.
Интересно отметить, что последний ответ указывает на процесс. Это один из важных аспектов метода пяти почему — реальная первопричина должна указывать на процесс, который не работает достаточно хорошо или отсутствует.
Неопытный персонал часто может заметить, что ответы часто указывают на классические причины: недостаток времени, недостаток финансирования, недостаток рабочей силы и т. п. Это, может быть, и верно, но такие причины находятся вне личного контроля. В таких случаях лучше использовать вопрос почему не получился процесс? вместо простого почему?
Иногда человеку самостоятельно вывести целую цепочку, не сбиваясь в сторону. Иногда поняв первопричину- не сразу поймёшь, что делать дальше.
Если самостоятельно не получается разобраться- обращайтесь за профессиональной помощью к специалисту - психологу в психологическом центре Пазл.
Иногда все идет не по намеченному сценарию: не соблюдаются договоренности, ломается техника, подводят люди и рушатся, казалось бы, самые продуманные планы.
В такие моменты важно не только решить возникшую проблему, но и сделать так, чтобы она больше не повторилась. Для этого необходимо дойти до первоисточника и понять главную причину, которая чаще всего лежит далеко не на поверхности.
Непредвиденные ситуации могут возникнуть в любой команде или процессе. Часто они являются лишь следствием более глубоких проблем, где причину трудно выявить с первого раза, а неумение и нежелание людей правильно говорить о совершенных ошибках лишь усугубляют ее.
Быстрое решение возникшей проблемы может быть удобным, однако оно не гарантирует защиты от повторения подобных ошибок. Вот почему так важно сосредоточиться на поиске первопричины для предотвращения данных инцидентов в дальнейшем.
Любой врач скажет, что боль чаще всего является следствием каких-либо нарушений в организме. Можно, конечно, пить обезболивающее и тем самым облегчать симптомы болезни, делая при этом вид, что все хорошо. Но это не только не решит возникшие проблемы со здоровьем, но и может еще больше усугубить их. Именно поэтому грамотные специалисты, пообщавшись с пациентом, назначают ему лечение, направленное на устранение причины заболевания.
Каждая системная ошибка устроена подобным образом: чем она серьезнее, тем глубже будет зарыта истинная причина ее возникновения.
История появление правила
Автором правила стал японский изобретатель и предприниматель Сакити Тоеда, ставший прародителем знаменитой и по сей день компании Toyota.
Испытывавший с ранних лет тягу к изобретениям, будущий ученый мечтал оптимизировать работу ткацкого станка, на котором работали его мама и бабушка, чтобы избавить их от изнурительного труда [Kanbanize, 2020].
Вернувшись домой, вдохновенный индустриальными пейзажами, Сакити занялся совершенствованием ручного ткацкого станка, который выглядел громоздким и непростым в использовании.
Дзидока предполагает качественное предупреждение ошибок в процессе производства и отсутствие необходимости у рабочих быть привязанными к машинам, что, в свою очередь, позволяет генерировать новые идеи и оптимизировать рабочий процесс.
В ноябре 1926 года под руководством Сакити Тоеда была основана компания Toyoda Automatic Loom Works, ставшая прародительницей знаменитого автомобильного концерна Toyota. Компания прославилась благодаря производству продукции, опережавшей свое время.
Часто проблемы, которые рассматриваются как технические ошибки, на самом деле оказываются проблемами человека и процесса. Вот почему поиск и устранение основной причины имеют решающее значение, если стоит задача избежать их повторения [Kanbanize, 2020].
Правило активно применяется не только для решения проблем в компании, но и пользуется большой популярностью у психологов. Часто клиенты, приходящие на консультации, не могут понять корень проблемы, возникшей в их жизни, или же сами не до конца осознают, чего именно они хотят. В таких случаях им на помощь приходит правило пяти почему [Вестник психологии, 2017].
С его помощью абсолютно каждый может проанализировать волнующие его вопросы: ошибки в работе, сложности в отношениях с близкими, неудовлетворенность качеством жизни.
Независимо оттого, в каком контексте применяется техника, она будет полезна как для решения внутриличностных проблем, так и для оптимизации работы большой корпорации.
Пример применения метода
Приведем наглядный пример применения правила. Для этого разберем ситуацию, когда ответственный специалист не отправил информационный бюллетень о последних обновлениях программного обеспечения вовремя.
Давайте представим разбор ситуации по технике:
- Почему мы не отправили информационный бюллетень вовремя?
- Обновления не были реализованы до указанного срока.
- Почему обновления не были реализованы вовремя?
- Потому что разработчики все еще работали над новыми функциями.
- Почему разработчики все еще работали над новыми функциями?
- Один из новых разработчиков не знал процедур.
- Почему новый разработчик не был знаком со всеми процедурами?
- Его не обучили должным образом.
- Почему его не обучили должным образом?
- Потому что технический директор считает, что новым сотрудникам не нужно тщательное обучение и они должны учиться во время работы.
В итоге мы видим, что основная причина оказалась совершенно иной, чем могло показаться на первый взгляд. То, что изначально воспринималось как проблема, вызванная забывчивостью или безответственностью сотрудника, на самом деле оказалось проблемой процесса и системы в целом. Это существенно меняет подход к ее решению [Секрет фирмы, 2016].
Плюсы и минусы метода
К плюсам метода относится то, что для успешной его реализации не требуется обладание специальными знаниями и навыками. Достаточно уметь задавать вопросы, слушать ответы и правильно вычленять информацию из них.
Пожалуй, самое замечательное в правиле пять почему то, что оно побуждает принимать конкретные меры, чем просто найти виноватого и заставить его раскаяться. Именно оно часто указывает на ошибки в системе, организационные проблемы или области, в которых необходимо улучшить процессы [Lifetime Reliability, 2020].
Однако помимо очевидных плюсов, противники метода озвучивают ряд его недостатков. Так, например, бывший управляющий по глобальным закупкам Toyota Теруки Минора озвучил следующие минусы:
- неспособность участников команды выйти за пределы своих возможностей, поскольку человеку сложно найти причины, о которых он просто не знает;
- сложность перехода от гипотетических домыслов к разбору объективных причин;
- частое нежелание участников команды углубляться в глубокий анализ и поиск первопричины;
- разные взгляды участников на ситуацию, что значит широкий разброс мнений;
- сложность применения правила для анализа более серьезных проблем;
- склонность к выделению одной причины вместо возможных нескольких.
Еще одна распространенная проблема заключается в том, что сложные проблемы редко имеют только одну причину, и искать первопричину легче в теории, чем на практике [Reliable Plant, 2020].
Самый простой способ сорвать встречу – настаивать на рассмотрении все большего и большего числа побочных причин, пока команда не начнет двигаться по кругу. Даже люди с благими намерениями могут нанести такой же ущерб, просто чрезмерно сосредоточившись на технических или вспомогательных вопросах. Однако при правильном подходе и понимании процесса почти всех перечисленных недостатков легко избежать.
Правила проведения методики
Часто когда что-то идет не так, люди склонны воспринимать это как кризис и искать виноватых. В таких случаях им бывает трудно абстрагироваться от эмоций и оценочных суждений. Но этому стоит учиться, если вы хотите выносить из каждой проблемной ситуации уроки и пользу.
Вот несколько советов, как сделать процесс обсуждения проблемы по методике пяти почему максимально эффективным [Medium,2018]:
5 почему предполагает проведение встреч сразу после обнаружения проблем, с которыми сталкивается компания. Эти проблемы могут быть любыми: ошибки разработки, простои сайта, сбои маркетинговой программы, конфликты с заказчиками, клиентами или даже внутренние пропущенные графики. Каждый раз, когда происходит что-то неожиданное, необходимо провести анализ первопричин [Reliable Plant, 2020].
Со временем сотрудники привыкают к правилу пяти почему и даже сами инициируют подобный анализ при возникновении любой ошибки.
Сформируйте команду
Одним из ключевых факторов успешного внедрения методики является принятие взвешенного решения. Это означает, что данный процесс решений должен основываться на глубоком понимании того, что на самом деле происходит на рабочем месте.
Другими словами, процесс анализа первопричин должен включать мнение людей с практическим опытом. Ведь именно они смогут предоставить наиболее ценную информацию о любой проблеме, которая возникает в их области знаний.
Выберите человека, который будет руководить встречей
Собрав команду, выберите одного человека в качестве фасилитатора, который сможет задавать вопросы, направлять беседу в нужное русло и распределять ответственность за решения, полученные в результате обсуждения.
Некоторым организациям нравится назначать руководителем подобных встреч экспертов, обладающих конкретной зоной ответственности. Преимущество данного подхода в том, что такой сотрудник помогает команде находить хорошие решения в соответствии со своими компетенциями.
Руководителем обсуждения может быть абсолютно любой член команды. Для этого не требуется специальной квалификации, опыта, знаний или руководящей должности. Достаточно просто уметь слушать, делать необходимые записи и сохранять объективность даже при самых эмоциональных обсуждениях.
Определите проблему
Обсудите ситуацию с командой и четко сформулируйте проблему, которую предстоит разобрать. Это важно, поскольку исследование большой проблемы может занять много времени. Чем конкретнее будет поставлена задача, тем проще будет найти эффективное решение.
По возможности понаблюдайте за ситуацией в действии. Обсудите это со своей командой и напишите краткое и ясное изложение проблемы, с которым все согласны.
Имейте в виду, что процесс опроса лучше всего подходит для простых или умеренно сложных задач. Сложные проблемы могут выиграть от более глубинного анализа, хотя использование метода пяти почему все равно может быть полезно.
Запишите предварительно согласованную с командой проблему на доске или стикере, оставив вокруг достаточно места, чтобы добавить ответы.
Затем начните анализировать проблему и спросите, почему она возникла. Убедитесь, что ответ действительно обоснован и подкреплен фактами, а не эмоциями и предположениями, и затем задайте вопрос еще раз. Продолжайте процесс, пока не найдете первопричину проблемы и не сможете определить контрмеру, которая предотвратит ее повторение.
Определите дальнейшие шаги
Определившись с причинами возникновения проблемных ситуаций, коллективно сформулируйте ряд мер по их устранению для каждого ответа. После этого должны стать очевидными соответствующие контрмеры или изменение процесса.
Обязательно ознакомьте с результатами обсуждения всех участников команды и распределите ответственность за исправление ошибки, а также назначьте ответственных за реализацию программы.
Для каждого сотрудника, даже если он не будет принимать непосредственного участия в работе над ошибками, важно оставаться в курсе и понимать, какие меры будут реализованы для исправления ситуации.
Знакомство всех членов коллектива с результатами обсуждения позволяет достичь двух важных целей: распространить знания по всей организации и предоставить свидетельство того, что участники команды серьезно относятся к проблемам.
Проведите работу над ошибками
После того, как команда обнаружит основную причину возникновения проблемной ситуации, пропишет контрмеры по ее устранению, стоит начать реализовывать задуманное.
По прошествии заранее обговоренного срока участникам обсуждения необходимо снова встретиться и проверить, оказали ли проведенные мероприятия положительное влияние на ситуацию. Если нет, процесс следует повторить.
Конечно, данный алгоритм не является универсальным шаблоном для всех ситуаций. Но он включает в себя основные шаги, благодаря которым начать работать по правилу пяти почему можно уже сегодня.
Заключение
Каждая команда сталкивается с препятствиями в своей повседневной работе. Устойчивые или повторяющиеся ошибки часто являются симптомами более глубоких проблем. Быстрые исправления могут показаться удобными, но они часто решают только поверхностные проблемы и тратят впустую ресурсы, которые в противном случае можно было бы использовать для устранения реальной причины.
З адумывались ли вы когда-нибудь о том, откуда берутся наши желания, стремления, мотивации и так далее? Многие люди искренне полагают, что они сами делают свой выбор и их желания им никем не навязаны, а самое главное, им действительно нужно то, чего они желают, и то, к чему стремятся. Но, увы, это большая иллюзия. Современное информационное пространство, пестрящее скрытой и явной рекламой, уже давно лишило большинство людей возможности делать осознанный выбор. Хотя иллюзия этого выбора остаётся. И это многих вводит в заблуждение. Но всё ли так просто? Попробуем разобраться в этом непростом вопросе.
Айсберг сознания
Психологи уже давно говорят о том, что сознание — это лишь вершина айсберга. Самое интересное хранится именно в нашем подсознании. Именно та информация, которая заложена в нашем подсознании, определяет наш сегодняшний выбор. Да, именно так. С точки зрения психологии, даже мимолётное решение — перебежать улицу на красный свет или всё-таки дождаться зелёного — определяется теми установками, которые есть в нашем подсознании.
И чаще всего установки эти родом из детства. Самый простой пример: облаявшая ребёнка собака, скорее всего, станет причиной развития кинофобии — боязни собак во взрослой жизни. И порой бывает так, что взрослый, казалось бы, вполне успешный и здоровый человек может приходить в ужас от визга мелкой собачонки. Но тут ничего не поделаешь — именно так устроено наше подсознание.
Именно с точки зрения этой теории Михаил Зощенко рассмотрел в книге свои собственные психологические проблемы и проблемы многих известных писателей, докопавшись при этом до первопричины.
Таким образом, Михаил Михайлович подробно описал тот процесс, который порождает наши ощущения, будь то страхи, желания, беспокойство, навязчивые состояния и так далее. Он на примерах показал, как порой желание человека, хандра или страх могут быть порождены, казалось бы, безобидным происшествием в детстве. Но дело в том, что детская психика очень подвижная, ранимая и впечатлительная. И такой незначительный случай, как неожиданный лай собаки, может привести к развитию фобии.
Талантливый писатель Михаил Зощенко, несомненно, совершил огромный и полезный труд, проведя в своей книге настоящий самоанализ собственной личности на основе теории об условных рефлексах академика Павлова. Но, при всём уважении к талантливому автору, он не дал конкретных методик работы над собой для устранения негативных установок и поиска первопричины проблем.
Итак, представим себе некоего молодого человека, у которого появилось желание купить машину. История умалчивает о том, есть ли у него деньги или бедняга решил повесить на себя кредитное ярмо, однако, вот он, надев самый красивый костюм и благоухая редким парфюмом, в солнечный день отправляется в автосалон, чтобы купить себе автомобиль.
Наш герой начинает уже слегка нервничать, и вид у него уже не такой уж цветущий и радостный, потому что осознавать себя зависимым не совсем приятно.
И вот тут начинается процесс развития: лишь докопавшись до истинной первопричины своих проблем, можно начать их решение. Можно привести пример с сорняками на даче. Сколько угодно можно срезать само растение; если при этом корень остаётся в земле, с первым же дождём надоедливый куст вырастет в ещё большем размере.
Все проблемы у нас в голове
Найти первопричину — это уже половина решения проблемы. Можно, конечно, затем обратиться к психологу, но никто не сможет решить внутренние противоречия человека эффективнее, чем он сам. Обретя опыт победы над собой и решения своей проблемы, человек станет сильнее. Поняв глубинные причины своих проблем и научившись работать с ними, человек обретёт инструмент для познания самого себя и разрешения внутренних конфликтов, а это поистине бесценно, и, самое главное, ни один психолог этому не сможет научить. И важно понимать, что, как ни парадоксально это прозвучит, но каждое наше ограничение помогает нам стать свободным. Потому что, преодолевая ограничения, мы становимся свободнее. Побеждая свои слабости, мы становимся сильнее.
Содержание
- Техника проста и универсальна – она подходит не только для бизнеса или производства, но и для любой другой сферы и в любых обстоятельствах.
- Позволяет провести быстрый анализ ситуации и найти правильный выход, основанный на понимании первопричины.
- Экономит время – для решения даже очень сложного вопроса, как правило, требуется не более 10 минут.
- Позволяет расставить все на свои места и найти корень проблемы, чтобы в будущем избежать повторения неблагоприятной ситуации.
Кто создал
Когда использовать
В тех случаях, когда настоящая причина ситуации или проблемы неясна, что делает невозможным поиск и принятие адекватного решения, а для глубокой проработки недостаточно ресурсов.
Можно пользоваться для решения производственных вопросов, проблем в бизнесе, разрешения личных проблемных ситуаций и т. д.
В чем суть метода
Нажмите на картинку, чтобы увеличить
Главная задача этой техники – не найти виновного и обвинить его во всех грехах, а выяснить закономерности и устранить вероятность системных ошибок. Очевидно, что решение промежуточных проблем будет временным и неправильным и в будущем приведет к новым сбоям.
Почему именно пять?
- Автомобиль остановился. Почему?
- Потому что была перегрузка, и полетел предохранитель. Почему?
- Потому что подшипник был плохо смазан. Почему?
- Потому что насос, подающий смазку, плохо работал. Почему?
- Потому что поршень износился и разболтался. Почему?
- Потому что не поставили фильтр, и в поршень попала металлическая стружка.
Пример 2. Опоздания и их настоящая причина.
- Почему я постоянно опаздываю? Потому что мне постоянно не хватает времени.
- Почему мне постоянно не хватает времени? Потому что я долго собираюсь.
- Почему я долго собираюсь? Потому что хочу хорошо выглядеть.
- Почему я хочу хорошо выглядеть? Потому что я хочу нравиться мужчинам.
- Почему я хочу нравиться мужчинам? Потому что хочу выйти замуж.
Пример 4. Вас пригласил на свой юбилей малознакомый человек, но вы не можете принять решение – принять приглашение или отказаться. Используем технику пяти вопросов.
- Я не хочу идти. Почему?
- Потому что я буду чувствовать себя не в своей тарелке. Почему?
- Потому что все принесут дорогие подарки и меня это будет расстраивать. Почему?
- Потому что мой подарок будет хуже – я не могу сейчас позволить себе большие траты. Почему?
- Потому что хочу поехать в отпуск с женой и детьми и провести его с комфортом. Почему?
- Потому что семья и отдых для меня важнее.
В таких обстоятельствах выбор – чужой юбилей или семейный отдых – очевиден.
Вместо заключения
А вы пробовали использовать эту технику? Поделитесь в комментариях результатами.
Читайте также: