Порядок заверения копий осаго
В связи с многочисленными обращениями заявителей о порядке заверения копий прилагаемых к заявлению о регистрации средства массовой информации (внесении изменений в запись о регистрации средства массовой информации) документов, упомянутом в распоряжении Правительства Российской Федерации от 6 октября 2011 года N 1752-р "Об утверждении перечня документов, прилагаемых заявителем к заявлению о регистрации (внесении изменений в запись о регистрации) средства массовой информации", а также в целях минимизации количества возвратов без рассмотрения поданных заявлений и сокращения обращений по данному вопросу Управление разрешительной работы, контроля и надзора в сфере массовых коммуникаций Роскомнадзора информирует о нижеследующем.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ Президиума Верховного Совета СССР) установлен Порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан.
Поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц. Приведенная правовая позиция содержится в Постановлении Федерального Арбитражного Суда Московского округа от 21 сентября 2010 года N КА-А40/10627-10 по делу N А40-127876/09-4-1013.
Из смысла положений Указа Президиума Верховного Совета СССР следует, что если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, то государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
При этом, согласно п. 5.26 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", (далее - Национальный стандарт) при заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется заверительная надпись "Верно".
В состав реквизита "Подпись", в соответствии с п. 5.22 Национального стандарта, входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Принимая во внимание, что данный механизм заверения распространяет свое действие на копии с документов, подлинники которых хранятся в организации, верность копии документа, удостоверяющего личность и место регистрации физического лица, в случае отправления заявления о регистрации СМИ почтовым отправлением, может быть засвидетельствована в соответствии с частью первой статьи 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.
Заверить копии документов для получения сертификата могут:
- Руководитель или уполномоченное лицо организации / ИП, на которую выдаётся сертификат. При этом на копии должна стоять печать. Если организация/ИП работает без печати, то этот способ не подойдёт.
- Нотариус
- Наш сервисный центр
- Если договор заключен с обслуживающей бухгалтерией, то копии документов также может заверить руководитель или представитель ОБ.
Документы нужно заверять ручкой с синими чернилами, нельзя использовать факсимиле.
Копии с копий и исправления в документах не допускаются.
Образец заверительной надписи
Для юридического лица:
Для индивидуального предпринимателя:
Заверение многостраничного документа
Многостраничный документ можно заверить одним из двух способов:
Если документ не прошит, заверительную надпись нужно проставить на каждом листе.
В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.
Зачем нужно заверять копии
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Внимание
Чем руководствоваться при заверении
Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .
Совет
Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Образец правильного заверения копии документов
Внимание
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.
При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
Приведем примеры правильного заверения копий.
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Совет
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
К счастью для страхователей и потерпевших по ОСАГО фантазия страховых компаний по выдумыванию документов, необходимых при страховом случае по ОСАГО ограничивается Федеральным законом и правилами страхования ОСАГО, которые едины для всех страховых компаний, потому что установлены государством.
Начнём с того, что страховая компания не имеет права требовать от потерпевшего документы, не предусмотренные Правилами ОСАГО.
Заявление о страховом случае по ОСАГО необходимо подать при первой возможности, но не позднее 5 рабочих дней с момента ДТП.
Какие документы понадобятся?
Вот сам перечень документов, необходимых для страховой компании после ДТП по ОСАГО, если вред причинён имуществу:
Иные документы, которые потерпевший вправе представить в обоснование своего требования о возмещении причиненного ему вреда, в том числе сметы и счета, подтверждающие стоимость ремонта поврежденного имущества.
Какие из документов требуются для КАСКО?
От физического лица потребуется следующие документы для оформления КАСКО:
- паспорт на ТС и свидетельство о его регистрации, по которым в случае ДТП или угона сверяют номер транспортного средства и VIN;
- паспорт собственника автомобиля, предлагаемого для страхования, который будет являться выгодоприобретателем при страховом случае;
- водительские удостоверения от всех граждан, допущенных к управлению автомобилем, с доверенностью от владельца ТС (требуется в некоторых СК);
- документы на установку дополнительного оборудования (если таковое присутствует), даже если оно не подлежит страхованию (по желанию клиента);
- документация по противоугонным системам (по требованию ряда СК);
- договор с банком о залоге автомобиля, если последний выступает залоговым обеспечением по ссуде;
- договор об аренде\лизинге автомобиля с правом его страхования (при наличии).
При оформлении КАСКО юридическим лицом необходимо предоставить:
- подтверждение государственной регистрации организации;
- банковские реквизиты и номер расчетного счета компании;
- паспорт автомобиля и свидетельство о его регистрации в ГИБДД;
- водительское удостоверение, а также общегражданский паспорт водителя;
- доверенность от собственника (компании) на право вождения и оформления страхового соглашения.
При установленном дополнительном оборудовании требуется согласование со страховщиком вопроса его страхования. Все документы должны представляться в оригиналах и копиях. Пакет сведений, требуемый для конкретной СК, может изменяться по требованию страховщика.
Какие документы представляются при страховом происшествии?
В случае возникновения оговоренной в тексте договора КАСКО страховой ситуации для определения вопроса получения покрытия необходимо предоставить в СК:
- заявку на получение страхового возмещения;
- страховое соглашение и документы, свидетельствующие об оплате премии;
- водительское удостоверение и паспорт гражданина РФ от страхователя и лица, управлявшего ТС в момент ДТП;
- документы по ТС (паспорт, свидетельство);
- нотариально оформленная доверенность на представителя страхователя (при необходимости).
От заявителя — юридического лица дополнительно понадобится доверенность на сотрудника, представляющего организацию, договор аренды (при наличии), путевой лист.
В зависимости от характера имевшего место страхового случая представляются документы для выплаты КАСКО:
- при дорожно-транспортной ситуации:
- подтверждение ДТП (от ГИБДД);
- акт врачебного освидетельствования (при наличии);
- протокол и постановление об административном нарушении (копии);
- решение о возбуждении уголовного дела или об отказе в таковом (копия);
- судебное решение (при наличии);
- справка ГИБДД\ОВД;
- акт об административном правонарушении или решение о возбуждении\отказе дела (копии);
- справка ОВД;
- акт пожарной организации (ОГПН) с перечнем повреждений застрахованного объекта;
- документ о возбуждении уголовного дела или об отказе в таковом;
- справка ОВД;
- подтверждение гидрометеослужбы.
Страховая компания имеет право по своему усмотрению требовать от клиентов предоставления любых дополнительных справок из уполномоченных органов или документов для детального выяснения обстоятельств страховых случаев.
Если какой-либо из необходимых документов утерян\украден или помещен в материалы уголовного дела, в страховую организацию должна быть предоставлена подтверждающая справка от органов следствия и дознания, а также копии самих документов, заверенные уполномоченным органом.
В процессе сбора документов важно помнить о необходимости соблюдения сроков их предоставления:
- сообщить о страховом происшествии в СК как можно быстрее (в течение 1-2 дней по договору);
- сдать подготовленные документы в СК не позже указанного в соглашении срока (2-3 недели).
Нарушение любого из требований даже при наличии полного пакета документов может стать причиной отказа в выплате покрытия ущерба.
Специалисты Краевого общества по защите прав автовладельцев с радостью проконсультируют Вас и помогут в подготовке документов для СК.
Читайте также: