Сохранить письмо lotus notes
Если вы ищете способ экспортировать электронную почту Lotus Notes с вложением, то вы на правильной странице? Сегодня в этом блоге мы обсудим два метода сохранения электронных писем Lotus Notes вместе с вложениями.
Что ж, мы знаем, что Lotus Notes — это почтовый клиент корпоративного уровня, который используется многими организациями по всему миру. Но иногда по каким-либо причинам пользователям Lotus Notes необходимо сохранять электронные письма со всеми вложениями. Чтобы прояснить картину, давайте взглянем на реальный запрос, заданный пользователями IBM Notes.
Здравствуйте, я использую Lotus Notes последние 5 лет. Но теперь я тоже меняю работу и почтовый клиент. Итак, теперь мне нужны мои электронные письма Lotus Notes со всеми моими вложениями. Но проблема в том, что в моем почтовом ящике Lotus Notes находится тысяча электронных писем, и если я попробую сделать это вручную, это займет много времени. Итак, если кто-нибудь знает лучший и эффективный способ экспорта электронной почты Lotus Notes с вложением.
Как экспортировать электронную почту Lotus Notes с вложением?
Как и указанный выше пользователь, есть много пользователей, которые ищут подходящее решение для выполнения задачи. Итак, здесь, в этом разделе, мы собираемся обсудить два метода сохранения электронных писем Lotus Notes, чтобы продолжать читать блог и выбирать методы в соответствии с вашими требованиями.
Быстро сохраняйте электронные письма Lotus Notes в формате EML
Если в вашем почтовом ящике Lotus Notes много писем и вам нужен процесс массового экспорта, то это решение для вас. Как мы знаем, Lotus Notes не предоставляет никаких прямых методов массовой миграции. Итак, в этой неприятной ситуации вы можете попробовать Инструмент конвертера NSF. Это инструмент, который дает вам возможность массовой миграции электронной почты Lotus Notes. Фактически, этот инструмент дает вам три варианта сохранения электронных писем Lotus Notes, таких как EML, MSG и MBOX.
Экспорт электронной почты Lotus Notes с вложением с помощью инструмента
1. Во-первых, запустите процесс, загрузив и установив инструмент на свой компьютер.
3. Вы также можете добавить файл прямо из почтового ящика Domino, просто предоставив IP-адрес и пароль.
4. Теперь выберите вариант экспорта в соответствии с вашими требованиями.
5. Выберите опцию предварительного преобразования в соответствии с вашими требованиями.
7. Выберите место назначения для сохранения полученного файла.
Бесплатный способ сохранить электронную почту Lotus Notes с вложением
Если вам нужно сохранить меньше писем, то здесь, в этом разделе, мы собираемся обсудить бесплатный ручной метод экспорта электронной почты Lotus Notes с вложением. Поэтому выполните следующие шаги и легко выполните задачу.
1. Сначала откройте IBM Notes на своем компьютере.
3. Теперь выберите желаемое место назначения для сохранения в экспортированные файлы электронной почты Lotus Notes.
Ограничения ручного метода
Что ж, ручной метод экспорта электронных писем Lotus Notes с вложениями бесплатен, но имеет некоторые ограничения, например:
- Вышеупомянутый ручной метод позволяет сохранять электронные письма Lotus Notes только в формате EML.
- Этот метод требует очень много времени, потому что вам нужно экспортировать каждое электронное письмо по одному.
- Шансы на повреждение файла NSF высоки, если в процессе экспорта произойдет перехват.
Вывод
Как мы видим в приведенном выше запросе, пользователю необходимо экспортировать несколько писем с вложениями из Lotus Notes. И это не единственный пользовательский запрос, в ходе нашего исследования мы обнаружили, что многие пользователи ищут решение для выполнения этой задачи. Итак, рассмотрев требование в этом блоге, мы обсудили ручные и автоматизированные методы экспорта электронной почты Lotus Notes с вложениями. Итак, теперь вам решать, какой именно вам подходит. Если у вас меньше номеров электронной почты Lotus Notes для экспорта, вы можете попробовать ручной метод. Но в случае массового экспорта вам лучше всего подходит автоматическое решение.
Как известно, почтовые клиенты Lotus Notes и Outlook используются профессионалами и бизнесменами для управления своей базой данных электронной почты. Но могут возникнуть ситуации, когда пользователи захотят экспортировать электронную почту Lotus Notes в приложение Outlook. Доступны как ручные, так и автоматизированные решения. Но часто пользователи сталкиваются с проблемами при переходе с Lotus Notes на Outlook.
Конфликт между Lotus Notes и Outlook
Одним из наиболее распространенных программ для многих был почтовый клиент Lotus Notes. Однако Lotus Notes в конечном итоге потерял свою пользовательскую базу с выпуском Microsoft Outlook. MS Outlook обладает невероятной функциональностью, в которой нет почтовых клиентов. В результате за пару лет у него сформировалась прочная база пользователей. На этом рынке Microsoft — это торговая марка, поэтому большинство из нас очень доверяют нашим продуктам и приложениям.
Давайте рассмотрим причины, побуждающие пользователей переносить свои файлы электронной почты в клиенты Outlook.
Зачем импортировать Lotus Notes в Outlook?
Есть несколько причин, по которым многие пользователи пытаются экспортировать электронные письма Lotus Notes в Outlook. Некоторые из них перечислены ниже:
- Microsoft Outlook позволяет приложениям работать даже в автономном режиме.
- В нем больше расширенные возможности чем Lotus Notes.
- Пользовательский интерфейс MS Outlook считается более удобным для пользователя, чем Lotus Notes.
- MS Outlook — один из самая простая электронная почта пользователей по сравнению с другими пользователями с точки зрения простоты использования.
- Outlook по-прежнему нужно меньше Обслуживание чем Lotus Notes.
- Также очень удобен обмен данными с Lotus Notes в Outlook.
- Наконец, Outlook был назван одним из лучшие почтовые клиенты быть многозадачным.
Миграция с Lotus Notes на Outlook — это двухэтапный процесс. Первая задача состоит из экспорта файлов почты Lotus Notes в Outlook, а вторая задача состоит из импорта почтового ящика в Microsoft Outlook.
Для экспорта файлов почтового ящика Lotus Notes необходимо выполнить следующие действия.
ЗАДАЧА 1. Преобразование почтового ящика Lotus Notes в формат Outlook PST.
Для завершения процесса преобразования у вас есть два возможных варианта. Вы можете выбрать бесплатный ручной метод или стороннее надежное решение.
У обоих решений есть свои плюсы и минусы. Вы можете выбрать любое решение, но после тестирования инструмента DataHelp большая часть IT-специалисты рекомендуют эту утилиту.
Подход №1 — бесплатный экспорт электронной почты Lotus Notes в Outlook вручную
Ручной метод — это бесплатный, но ненадежный способ экспорта полных данных. Вы можете выполнить эти шаги, но на свой страх и риск.
Пользователи сообщают, что они столкнулись с проблемами потери данных и авторизацией при экспорте через Lotus Notes.
Ошибка №1. Файл Lotus Notes не найден.
Ошибка №2. Доступ пользователя к данным запрещен
Ошибка №3. Ошибка Lotus Notes 1325
Ошибка №4. Пользователь не авторизован для доступа к этой базе данных.
Ошибка №5. Примечания Ошибка — не удается найти специальные объекты базы данных.
Подход № 2 — Экспорт Lotus Notes в Outlook — рекомендуется
Преобразование Lotus Notes в Outlook PST — это простая операция, которую можно выполнить, выполнив шаги, перечисленные ниже.
4 шага для экспорта почтового ящика Lotus Notes в Outlook PST
Сначала загрузите и установите утилиту:
Загрузить сейчас Купить сейчас
Шаг 1: — Запуск инструмент DataHelp и домашний экран будет выглядеть так.
Шаг 2:- Просмотр или перетаскивание файл NSF на домашнюю страницу программного обеспечения.
Шаг 3: — Нажмите на Перерабатывать как только вы будете удовлетворены.
Шаг 4: — Применять фильтр Расширенные функции & PST Split Advanced, если требуется.
Шаг 5: — Экспорт Lotus Notes в Outlook, завершено успешно.
Примечание: — Через несколько минут ваш почтовый ящик Lotus Notes будет преобразован в формат Outlook PST.
Задача 2. Импорт PST, созданного из Lotus Notes, в Outlook.
Вы должны выполнить следующие шаги, чтобы импортировать файлы экспортированного почтового ящика в Microsoft Outlook. Вы можете импортировать его в Microsoft Outlook 2019, 2016, 2013, 2010.
Вот и все.
Теперь вы успешно узнали, как экспортировать электронную почту Lotus Notes в Outlook.
Заключение
Основная цель этого блога — предоставить пользователям ручное и прямое безопасное решение для экспорта электронной почты Lotus Notes в приложения Outlook 2019, 2016, 2013, 2010. Выберите метод, соответствующий вашим требованиям.
Но убедитесь, что ваши данные не будут скомпрометированы.
Немного обо всем и все о немногом, или практический опыт системного администратора.
Создаем архив почты в Lotus Notes
6 июля 2009, 17:18
Теперь собственно инструкция с небольшими комментариями. Сначала нам нужно создать файл нашего будущего архива - то место куда наши письма будут архивироваться. Для этого идем в меню Actions -> Архив -> Параметры… В открывшемся окне (рис. 1) нажимаем на кнопку Create.
В следующем окне (см. рис. 2) нам нужно заполнить два поля. В первом верхнем пишем имя нашего архива (как он будет отображаться в клиенте Lotus Notes), во втором - называние файла, в котором будут хранится наши архивированные письма, с указанием полного пути.
На рисунке 2 видим, что архив получил название “Наш архив“, а файл архива - my_archive.nsf и расположен он будет в корне диска D. Больше никакие параметры менять не нужно - нажимаем на кнопку ОК. В новом открывшемся окне (рисунок 3) нажимем на кнопку YES, а в окне представленном на рисунке 4 нажимаем на кнопку NO.
Описанную выше процедуру нужно будет выполнить один раз. Теперь приступим непосредственно к архивированию. Сначала нужно выбрать какие письма мы хотим переместить в архив. Для этого нужно щелкнуть мышкой на области слева от названия письма.
На рисунке 5 в этой области уже стоят несколько “птичек” напротив выбранных писем. Какие письма выбирать - решать вам, хочу только напомнить, что архивировать можно любые письма, а не только входящие. Очень часто об исходящих письмах забывают.
Итак письма выбраны. Идем в пункт меню Actions -> Архив -> Архивация выбранных документов. Откроется окно показанное на рисунке 6.
Здесь нам нужно выбрать архив, в который будут перемещены наши выбранные письма. Так как пока у нас только один архив и выбирать нечего, то просто нажимаем на кнопку ОК. Начнется процедура архивирования. Первый раз она будет длиться дольше, так как будет создаваться наш файл на диске D, куда будут перемещаться письма. Поэтому я рекомендую при первом архивировании выбрать одно-два письма не более. В результате первого архивирования будет создан файл в том месте которое мы указали (можно даже открыть в проводнике и посмотреть) и письма будут перемещены (не скопированы, а именно перемещены) в архив. Чтобы попасть в архив нужно выбрать пункт Сервис - Архив (см. рисунок 7)
Выбираем наш архив и в клиенте открывается вкладка с содержанием архива (см. рисунок 8).
Архив по своей структуре аналогичен нашему основному окну Почта. И первое время можно даже путаться где же мы сейчас находимся - в почте или в архиве почты. Но отличия все же есть, они обведены и подчеркнуты красным цветом (см. рисунок 8). Когда вы зайдете в архив, то увидите, что письма будут отмечены как непрочитанные. Почему так - это вопрос к разработчикам. Чтобы отметить письма в архиве прочитанными, нужно находясь в архиве выбрать пункт меню Edit - Unread Marks - Mark All Read. В целом работа с письмами в архиве почти ничем не отличается от работы с письмами в основной почтовой базе. Письма можно перемещать по папкам, удалять, пересылать и прочее. Здесь есть один важный момент. Если вы будете оправлять или пересылать письма из архива и на запрос Лотуса о сохранении письма нажмете Да, то письмо будет сохранено в папку отправленные, именно в архиве, а не в основной почте. Также хочу обратить внимание, что если вы работаете с Лотусом с нескольких компьютеров, то создавать архив желательно на каком-то сетевом ресурсе к которому у вас есть доступ. Иначе вы не сможете открыть свой архив с других компьютеров. Очень желательно, чтобы перед созданием файла для архива, вы проконсультировались с вашим системным администратором и уточнили где лучше создать свой архив. Иначе при определенных обстоятельствах вы можете его потерять. В целом все. Не забывайте вопросы и комментарии.
| Спасибо за то что поделились ссылкой! | ||||||
Теги: Lotus Notes
Рубрика: Lotus Notes |
Отзывы (RSS)
Один комментарий
[. ] Проверьте куда ссылается ваш архив (на рисунке 10 архив ссылается на файл расположенный в папке C:Program Fileslotusnotesdataarc.nsf ) и если этот путь одинаков для всех архивов, значит соответственно и все три архива отображают одинаковую информацию. Чтобы стало понятнее названия архивов это как будто бы ярлык, который ссылается на данные. Если вы создадите хоть 10 архивов с разными названиями, но все они будут ссылаться на один файл, то архив на самом деле у вас будет один, просто с разными названиями. Если необходимо все таки разделить письма по годам по разным архивам, то вам нужно создать архивы которые будут ссылаться на разные архивные файлы, например на файл C:Program Fileslotusnotesdataarc2007.nsf, C:Program Fileslotusnotesdataarc2008.nsf. Тогда это будут действительно разные архивы с разным содержанием. Также об архивации можно прочитать здесь. [. ]
Немного обо всем и все о немногом, или практический опыт системного администратора.
Вопросы пользователей по Lotus Notes
5 августа 2009, 16:32
В этой статье я решил писать ответы на вопросы, которые мне задают пользователи работая с Lotus Notes 7.0. Раньше статья периодически пополнялась, и я отвечал на вопросы посетителей. Но сейчас, многое изменилось, с Lotus Notes я больше не работаю. Но если у вас есть вопросы по Lotus Notes, и вы не нашли здесь ответ, то можете смело задавать их на форуме программистов lotus. Там вам помогут и с общими вопросами, и с вопросами администрирования и программирования. Если накопиться достаточно полезной информации (о полезности я надеюсь узнавать из ваших комментариев) тогда вынесу в отдельный раздел и разнесу по подразделам. Вопросы пока будут идти по мере поступления или “вспоминания”, поэтому пока логики в их организации не будет :)
Для начала вставлю картинку с наименованиями основных областей окна Lotus Notes (еще раз хочу подчеркнуть, что это седьмая версия), чтобы вам было было проще ориентироваться в терминах:
А теперь перейдем к вопросам.
Вопрос 1. Как мне посмотреть размер моей почтовой базы?
Ответ: На панели инструментов щелкаем левой кнопкой мышки на кнопку с изображением желтого ромба на синем квадрате, или нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Появится окно показанное на рисунке 2.
В этом окне щелкаем на слово Document и в выпадающем списке выбираем пункт Database. Окно немного меняет свой вид (изменяются вкладки) и далее нужно выбрать вкладку с изображением латинской буквы i (см. рисунок 3)
В открывшейся вкладке есть поле Disk space и размер в мегабайтах возле него, это и есть наш размер базы. На рисунке 3 это 94 мегабайта. Сразу хочу ответить и на ворос, что за проценты показываются в это же окне (рисунок 3), если нажать на кнопку % used. В большинстве случаев этот процент равен 95-98 %. Многие ошибочно считают, что это процент заполнения почтового ящика от максимально возможного размера. Но это не так. Это процент заполнения почтового ящика от текущего размера (в нашем случае от 94-х магабайт). Попробую объяснить подробнее. Пусть максимально возможный размер почтового ящика будет 100 Мб. В начале работы почтовый ящик занимает около 20 Мб. Если нажать на кнопку % used, то увидим 95-98 процентов. Теперь представим, что нам прислали два письма по 10 Мб. Размер почтового ящика будет автоматически увеличен до 40 Мб. Если нажать на кнопку % used, то снова увидим 95-98 процентов. Допустим эти два письма нам не нужны и мы их удаляем (не забываем удалить и из корзины Лотуса). Размер базы данных остался без изменений - 40 Мб, но если нажать на кнопку % used, то мы увидим уже на 95-98, а примерно 50 процентов. Это значит, что у нас физический размер базы равен 40 Мб, а писем там лежит только на 20 Мб. Ночью почтовым сервером проводится операция сжатия почтовой базы и ее физический размер уменьшается до фактического - в нашем примере до 20 Мб и когда вы придете утром на работу и снова посмотрите размер базы, то увидите 20 Мб и процент использования 95-98. Надеюсь объяснил :) Хочу только отметить, что операция сжатия может быть у вас настроена немного по другому, поэтому могут быть отличия. Но общий смысл процента использования тот же.
Вопрос 2. Как мне написать (изменить) автоматическую подпись к письму?
Ответ: Пункт меню Actions - Сервис - Параметры или на Панели действий кнопка Сервис - Параметры. В открывшемся окне верхняя вкладка Почта и ниже - вкладка Подпись.
Вопрос 3. Как сделать, чтобы при получении нового письма появлялось информационное окошко и где выставить частоту автоматической проверки почты?
Ответ: Пункт меню File - Preferences - User Preferences. Откроется окно, показанное на рисунке 4.
Нажимаем в левой части на раздел Mail, подпункт General, чтобы открылось вкладка показанная на рисунке 5.
Пункт Check for new mail every … minutes - здесь выставляется количество минут через которое осуществляется проверка почты на наличие новых писем. Пункт Show a popup - ставим “галочку”, чтобы появлялось информационное окошко с уведомлением о новых письмах.
Вопрос 4. Можно ли сделать так чтобы при закрытии программы Lotus Notes запоминались открытые вкладки писем?
Ответ: Да. Можно. Пункт меню File - Preferences - User Preferences (см. рисунок 4). Правый верхний угол - раздел Startup Options. Необходимо поставить “галочку” на пункте Save Window State on Exit.
Вопрос 5. Как мне посмотреть кто входит в группу рассылки?
Ответ: Самый простой и быстрый способ - создать новое письмо (комбинация клавиш Alt+1) и вставить в поле получателя группу рассылки. Затем щелкнуть по названию группы правой кнопкой мышки и выбрать в контекстном меню пункт Show Name Details. Откроется окно в котором будут перечислены почтовые адреса людей которые входят в данную группу рассылки.
Вопрос 6. Можно ли мне самому сделать группу рассылки?
Ответ: Да. Можно. Но нужно учесть, что это будет локальная группа рассылки (другие пользователи не будут ее видеть). На панели закладок нажимаем на третью сверху иконку , чтобы открылась Адресная книга. В адресной книге в панели действий нажимаем на кнопку New и в выпадающем меню выбираем пункт Group. Откроется окно показанное на рисунке 6:
Основные поля, которые нужно заполнить это Group name - название группы рассылки и Members - собственно почтовые адреса людей, которые будут входить в группу. Остальные поля можно оставить по умолчанию. Поле Members можно заполнять вручную по памяти, а можно нажать на маленькую кнопочку с черным треугольничком, чтобы открылось окно выбора имен - Select names (см. рисунок 7):
Здесь можно выбрать нужные почтовые адреса добавить их по двойному щелчку на имени или выбрав сразу несколько (мышкой слева от имени) нажать на кнопку Add. Далее ОК и далее кнопка Save & Close (Рисунок 6). Группа сохранится. Увидеть ее можно снова открыв адресную книгу и выбрав слева раздел Groups.
Вопрос 7. Как прочитанное письмо сделать (отметить) снова непрочитанным?
Ответ: Самый простой способ - это выбрать письмо и нажать на клавишу Insert. Вообще клавиша Insert инвертирует отображение письма, т.е. если письмо было прочитанным, то оно станет непрочитанным, если было непрочитанным, то станет прочитанным.
Вопрос 8. Как автоматически перенаправлять почту от конкретного отправителя в нужную папку?
Ответ: Сначала необходимо создать папку. В панели действий нажимаем кнопку Папка - пункт Создать папку. Откроется окно (cм. рис. 8 ) в котором нужно ввести название папки и выбрать папку в которой она будет создана.
Затем нужно создать правило. Если вы уже получали письмо от человека, то проще всего выбрать это письмо, щелкнуть по нему правой кнопкой мышки и в выпавшем меню выбрать последний пункт Создать простое правило. В открывшемся окне (см. рисунок 9) нужно отметить необходимые условия (в нашем случае Если отправитель содержит).
Затем указать выполняемое действие - Переместить в папку (нажав на кнопку Выбрать, можно выбрать нужную папку). Нажимаем на кнопку Ок. Правило будет создано. Действовать правило будет на новые приходящие письма. Уже пришедшие нужно будет переместить в новую папку вручную.
Вопрос 9. Я создал(а) три архива и архивировал письма по годам. Но почему-то в архиве за 2009-й год, есть письма и за 2008 и 2007-й. Почему?
Ответ. Это очень распространенная ошибка если вы недавно познакомились с архивированием и оставляли все настройки (кроме названия) при создании нового архива по умолчанию. В таком случае скорее всего все ваши архивы ссылаются на один и тот же архивный файл и соответственно информация во всех трех архивах - одинаковая. Зайдите в пункт меню Actions - Архив - Параметры и выделите первый архив и нажмите на кнопку Edit. Откроется окно показанное на рисунке 10.
Проверьте куда ссылается ваш архив (на рисунке 10 архив ссылается на файл расположенный в папке C:\Program Files\lotus\notes\data\arc.nsf ) и если этот путь одинаков для всех архивов, значит соответственно и все три архива отображают одинаковую информацию. Чтобы стало понятнее названия архивов это как будто бы ярлык, который ссылается на данные. Если вы создадите хоть 10 архивов с разными названиями, но все они будут ссылаться на один файл, то архив на самом деле у вас будет один, просто с разными названиями. Если необходимо все таки разделить письма по годам по разным архивам, то вам нужно создать архивы которые будут ссылаться на разные архивные файлы, например на файл C:\Program Files\lotus\notes\data\arc2007.nsf, C:\Program Files\lotus\notes\data\arc2008.nsf. Тогда это будут действительно разные архивы с разным содержанием. Также об архивации можно прочитать здесь.
Немного обо всем и все о немногом, или практический опыт системного администратора.
Lotus Notes - полезная функция “К исполнению”
25 июня 2009, 13:21
Хочу кратко рассказать об очень полезной на мой взгляд, функции в Lotus Notes - “К исполнению”. Зачем она нужна и какую пользу нам может принести? Попробую объяснить. Наверное, каждый из нас получал письма от руководства примерно такого содержания: “Необходимо через две недели подготовить отчет такой-то и выслать его по почте…”. Мало кто бросается делать этот отчет тут же и сразу, особенно если туда должна попасть информация за последующие дни. Кто-то пишет напоминания в ежедневник, кто-то полагается на свое память, а я рекомендую использовать функцию “К исполнению“. Итак мы получили такое письмо открыли его прочитали и нажимаем на кнопку “К исполнению” “Добавить или изменить флажок…“:
После установки параметров нажимаем ОК и спокойно работает далее. Письмо которое обозначено “ К исполнению ” теперь отличается от других наличием флажка. На рисунке показаны два письма с отметками флажками обычного и срочного приоритетов:
Но это еще не все. В правой части почтового клиента есть представление, которое так и называется “К исполнению“:
Выбрав это представление, мы увидим только отмеченные к исполнению письма с дополнительной информацией. А именно: дата срока (столбец Когда) и действие которое нам нужно выполнить (столбец Действие).
Естественно эта информация будет отображена, если мы ее заполнили во время установки параметров “К исполнению“. Теперь нам просто нужно приучить себя каждый день заглядывать в представление “К исполнению” и освежать в памяти наши важные задачи. В любом случае теперь вопрос начальства за пол-часа до сдачи “Ты подготовил отчет?” не застанет нас врасплох.
Еще хочу обратить внимание на пункт Быстрая пометка (см. первый рисунок). При выборе этого пункта письмо будет помечено к исполнению с параметрами по умолчанию. А параметры по умолчанию можно настроить, выбрав пункт Сервис - Параметры в главном окне Лотуса.
Какие будут параметры по умолчанию - каждый решает для себя сам, исходя из особенностей работы. Я например, оставил их без изменений (то есть без напоминания и описания действия). Если пришло письмо, когда, ну совершенно нет времени, чтобы заполнить все параметры, я ставлю быструю пометку, а затем при следующем просмотре представления “К исполнению” вижу, что на письмо не выставлена дата исполнения (соответственно не настроено оповещение) и могу сделать нужные настройки. После того как отчет сдан, выбриаем письмо и выбираем действие Удалить флажок (см. первый рисунок).
Надеюсь, что основную идею удалось донести. Вопросы и комментарии приветствуются.
Читайте также: