Оформление водителя на арендованный автомобиль
Директор использует личный автомобиль в служебных целях. Будем делать договор аренды.
1 - Каким образом он его будет заключать сам с собой? Он единственный директор и учредитель. В договоре, что, будет стоять одинакова подпись с обеих сторон? Вроде как нельзя же?
2 - И кто на нем будет ездить? Директор. Его что, водителем оформлять?
Как заполнять путевые листы? Водитель - ф.и.о директор.
Все расходы по бензину и ремонту входят в сумму арендной платы.
3- По НДФЛ вопрос - правильно я поняла, что 13% удерживает источник выплаты?
Если мы платим сотрудникам или сторонним физ.лицам какие либо выплаты, то удерживаем 13%, так? Кроме подарков?
Сейчас некогда искать, не напомните, с этого года изменения, сотрудник сам должен декларацию заполнять, по-моему там про подарки. Не соображаю уже ничего.Спсибо.
Согласно статье 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Согласно статье 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Договор аренды транспортного средства, как с экипажем, так и без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от срока, на который данный договор заключается.
Правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные пунктом 2 статьи 609 ГК РФ, к договорам аренды транспортных средств не применяются.
При аренде транспортного средства с экипажем обязанности по поддержанию транспортного средства в надлежащем состоянии, осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей, возлагаются на арендодателя.
Члены экипажа транспортного средства являются работниками арендодателя, их квалификация должна соответствовать условиям договора и требованиями обычной практики эксплуатации транспортного средства. Расходы по оплате услуг членов экипажа,
налогообложению доходов, обязательному страхованию и иные расходы на их содержание несет арендодатель.
На арендодателя возлагаются расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других материалов, расходуемых в процессе эксплуатации, на оплату сборов, если договором аренды не предусмотрены другие условия.
Расходы по страхованию транспортного средства и ответственности за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией, несет арендодатель, если такое страхование является обязательным в силу закона или договора, если иное не предусмотрено договором.
В случае гибели или повреждения транспортного средства арендодатель может взыскать сумму причиненных убытков с арендатора, если докажет, что эти события произошли по вине арендатора. Если транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием причинен вред третьим лицам, ответственность за причиненный вред несет арендодатель, но если он докажет, что вред возник по вине арендатора, он вправе предъявить к нему регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам.
При аренде транспортного средства без экипажа обязанности по поддержанию арендованного транспортного средства в надлежащем состоянии, осуществление текущего и капитального ремонта в течение всего срока договора аренды возлагаются на арендатора.
Также арендатор своими силами осуществляет управление транспортным средством и его эксплуатацию. Расходы на содержание транспортного средства, его страхование и страхование своей ответственности несет арендатор, если договором аренды не предусмотрено иное.
Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, также несет арендатор.
Следует обратить внимание на то, что в соответствии со статьей 611 ГК РФ имущество сдается в аренду со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, и тому подобным). Если такие принадлежности и документы переданы не были и арендатор без них не может пользоваться имуществом в соответствии с его назначением либо в значительной степени лишается того, на что был вправе рассчитывать при заключении договора, он может потребовать предоставления ему принадлежностей и документов или расторжения договора, а также возмещения убытков.
3. 13% удерживает и перечисляет налоговый агент. Налоговым агентом выступает организация. Сотрудник имеет право и желание перечислять налог на доходы физ. лиц ы размере 13% сам. Обычно это делает организация.
про 13%
у меня в голове уже наверное все перемешалось. Было в этом году изменение, что физ.лицо само подает декларацию, я только не помню за что именно. Ну что организация освобожается от обязанностей НА в этом случае(я так поняла, без заявления сотрудника) , там вроде про подарки. Я не сохранила, теперь найти не могу. Кипы литературы - нет сил перерывать.
Про экипаж, я боле-мене помню, хотя без подробностей.
Мне непонятно, как оформлять все это.
Он что сам себя будет сдавать в аренду?
Экипаж должне "принадлежать" арендодателю. Экипаж сам себя самому же себе сдает в аренду? В смысле не прямо самому себе, но договор со стороны арендатора он же подписывает.
Я думала, что не может быть одинаковых подписей в договоре (где-то читала в разъяснениях, давно правда).
Вообще автомобиль мы хотели оформлять аренду без экипажа.
Тогда непонятно, кто на нем будет ездить. Оформлять дира как водителя? Или в нашем варианте только с экипажем получается?
Вообще прихожу к мысли, чем меньше фирма тем больше заморочек.
Скоро приду к мысли, что самое противное в смысле заморочек, это ООО УСН 6%, где полтора человека работников и оборот 1 руб, зато идей у дира вагон и огромное желание не платить вообще ничего, кроме 6%.
Спасибо вам. Может посоветуете, как лучше все-таки сделать. Экипаж или нет. И как оформлять договор дира с самим собой, и потом использование авто. Мы же аренду в расходы возьмем. А на кого путевые листы делать?
Я уже вопросы не могу нормально формулировать. Надоели эти копеечные заморочки сил нет.
У меня у знакомой фирма на подработке - десять вагонов продали, две номенклатуры- один поставщик-два покупателя, три проводки, никаких копеечных оптимизаций (плевать они хотели на компенсацию за авто) и зпл хорошая, благо есть с чего - не подработка, а голубая мечта бухгалтера (это так, стон измученнго буха, у меня этих заморочек кроме авто, еще куча и все на "три копейки")
Может я чего не поняла в НК. Подскажите тогда, пожалста,
1. сколько мы на расходы в уменьшение дохода в НУ можем взять: 1200= или всю компенсацию.
2. Компенсация свыше 1200-= облагается 13% НДФЛ и 14% ПФР?
Большое спасибо!
Знакомая недавно была на семинаре.
Сказали, что компенсация свыше 1200р. и суточные свыше 700 руб. облагаются 13% и 14%. Правда у нее упрощенка, там ЕСН нет. Но мы вроде по одному НК работаем. В упрощенке это прямо не прописано же в НК. Почему тогда такие рекомендации, на семинарах конечно, тоже всякое могу сказать. Но сомнения возникли.
про 13%
у меня в голове уже наверное все перемешалось. Было в этом году изменение, что физ.лицо само подает декларацию, я только не помню за что именно. Ну что организация освобожается от обязанностей НА в этом случае(я так поняла, без заявления сотрудника) , там вроде про подарки. Я не сохранила, теперь найти не могу. Кипы литературы - нет сил перерывать.
Про экипаж, я боле-мене помню, хотя без подробностей.
Мне непонятно, как оформлять все это.
Он что сам себя будет сдавать в аренду?
Экипаж должне "принадлежать" арендодателю. Экипаж сам себя самому же себе сдает в аренду? В смысле не прямо самому себе, но договор со стороны арендатора он же подписывает.
Я думала, что не может быть одинаковых подписей в договоре (где-то читала в разъяснениях, давно правда).
Мое мнение оформлять без экипажа.
Читайте ниже, и смотрите сами
"Бухгалтерия и кадры", 2008, N 8
АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА: АРЕНДА С ЭКИПАЖЕМ И БЕЗ
Если работник фирмы использует свой автомобиль для служебных поездок, фирма может выплачивать ему за это компенсацию. Однако размер ее ничтожен (посудите сами - 1200 или 1500 руб. в зависимости от мощности двигателя автомобиля). Мало того, эта сумма уже учитывает стоимость ГСМ, израсходованных на деловые поездки. Поэтому с работником выгоднее оформить отношения по-другому, а именно взять его автомобиль в аренду.
Автомобиль можно взять в аренду с экипажем (то есть когда сам работник будет управлять автомобилем) либо без экипажа. Сравним, какие обязанности несут стороны - арендатор и арендодатель при каждом виде аренды (см. таблицу).
Обязанности сторон при аренде автомобиля с экипажем
и без экипажа
Обязанности сторон Аренда с экипажем Аренда без экипажа
Обязанность
по содержанию
транспортного
средства (текущий и
капитальный ремонт) Арендодатель (ст. 634
ГК РФ) Арендатор (ст. 644 ГК РФ)
Оплата услуг экипажа Арендодатель, если иное
не установлено в договоре
(ст. 635 ГК РФ) Арендатор (ст. 645 ГК РФ)
Оплата расходов
по эксплуатации
транспортного
средства (топливо,
расходные материалы,
сборы) Арендатор, если иное
не установлено в договоре
(ст. 636 ГК РФ) Арендатор, если иное
не установлено в договоре
(коммерческие
и технические расходы -
согласно ст. 645 ГК РФ,
эксплуатационные
расходы - в соответствии
со ст. 646 ГК РФ)
Страхование
транспортного
средства Арендодатель (в том числе
страхование
ответственности за ущерб),
если иное не установлено
в договоре (ст. 637 ГК РФ) Арендатор (в том числе
страхование своей
ответственности), если
иное не установлено
в договоре (ст. 646
ГК РФ)
Размер арендной платы устанавливается по соглашению сторон и фиксируется в договоре аренды.
В бухгалтерском учете фирмы расходы, связанные с выплатой работнику арендной платы, будут относиться к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н). А в налоговом учете - к прочим расходам (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если фирма применяет "упрощенку", то арендные платежи за автомобиль также будут уменьшать ее налогооблагаемый доход (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
"Зарплатные" налоги при аренде с экипажем
Налог на доходы физических лиц
Выплачивая работнику арендную плату, фирма должна удержать с этой суммы НДФЛ но ставке 13 процентов, выступая в роли налогового агента (п. 1 ст. 226 НК РФ). Ведь такая выплата - доход работника в денежной форме.
Отметим: ставка налога в размере 13 процентов применяется, если работник является резидентом РФ, то есть находится в нашей стране более 183 календарных дней в течение 12 последних месяцев.
Единый социальный налог
В соответствии с п. 1 ст. 236 Налогового кодекса объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.
При этом налог не начисляется с выплат, производимых по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещественных прав на имущество, а также договорам, связанным с передачей в пользование имущества. К ним могут быть отнесены договоры аренды транспортного средства без экипажа. Поэтому арендная плата, причитающаяся сотруднику за аренду транспортного средства без экипажа, и возмещение расходов по его эксплуатации не облагаются ЕСН.
А вот выплаты по договору аренды автомобиля с экипажем в части сумм, связанных с оказанием работником услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, будут облагаться ЕСН (ст. 236 НК РФ). Поэтому в договоре нужно указать отдельно, какую сумму составляет арендная плата, а какую - плата за управление автомобилем.
В данном разделе статьи мы поговорим о том, как фирме учитывать в целях налогообложения расходы на покупку ГСМ, на страхование автомобиля и его ремонт, если эти расходы возложены на нее по условиям договора аренды.
В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 25 апреля 2002 г. N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" лицо, владеющее транспортным средством, в том числе и на праве аренды, признается его владельцем. Правда, обязанность по страхованию гражданской ответственности не распространяется на владельца транспортного средства, риск ответственности которого застрахован иным лицом (страхователем). Поэтому при аренде автомобиля следует обратить внимание, застраховал ли арендодатель свою гражданскую ответственность.
Когда фирма арендует автомобиль у работника (физического лица), ей следует ознакомиться с условиями страхования. Если в страховом полисе указано, что автомобиль может водить только его владелец, то в случае аренды автомобиля без экипажа арендодателю нужно обратиться в страховую компанию, чтобы она внесла изменения в страховой полис, так как в нем нужно указать всех, кто будет водить автомобиль.
Итак, если фирме пришлось заплатить за страховку, как учесть эти расходы в целях налогообложения?
Их можно включить в состав прочих расходов в целях исчисления налога на прибыль. Правда, речь идет лишь об оплате страховки в пределах тарифов, утвержденных законодательством (п. 2 ст. 263 НК РФ). Напомним, что Тарифы по страхованию автогражданской ответственности утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 декабря 2005 г. N 739.
Фирма также может учесть в целях исчисления налога на прибыль и оплату добровольного страхования по полису каско.
А вот если фирма работает на "упрощенке", то на расходы для целей налогообложения можно отнести затраты только на обязательное страхование имущества (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Иначе говоря, только оплату "автогражданки". Расходы на страхование автомобиля по полису каско при "упрощенке" не учитываются (Письмо Минфина России от 10 мая 2007 г. N 03-11-04/2/119).
Расходы на оплату ГСМ и масел по арендованному автомобилю фирма может включить в расходы в целях налогообложения прибыли по пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. При "упрощенке" - по пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
Фирма может оплачивать текущий или капитальный ремонт автомобиля (или оба вида ремонта). При этом расходы по ремонту, оговоренные в договоре аренды, фирма вправе учитывать в целях налогообложения прибыли (ст. 260 НК РФ). То же правило справедливо и для субъектов "упрощенки" (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
И.Абош
Налоговый консультант
Подписано в печать
01.08.2008
Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Рассмотрим эти три способа.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель. Очень часто такой вид договоров заключают либо с руководителем компании, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, у которых разъездной характер работы, и которые вынуждены передвигаться на собственном автотранспорте.
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.
Казалось бы, все понятно, но контролирующие органы, ссылаясь на гражданское законодательство, трактуют данный договор как смешанный вид договора аренды без экипажа и договора оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля, обосновывая это положениями п. 2 ст. 635 ГК РФ. В данном случае их логика понятна, меняется порядок начисления страховых взносов с данных выплат. А именно: с арендой платы страховые взносы не начисляются, а вот с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля начисляются страховые взносы. Причем обратите внимание, что есть риск доначисления налоговиками сумм страховых взносов с общей суммы договора, если в договоре указана общая цена за аренду. Поэтому в целях минимизации рисков очень часто компаниям советуют заключить в этом случае два разных договора — договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства.
Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации.
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.
При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.Дебет 20, 26, 44 . Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.
Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.
При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:
Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
Еще одним вариантом оформления использования личного транспорта является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. В этом случае, как и при аренде с экипажем, автомобилем сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.
Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.
Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.
Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.
Путевой лист
- если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
- если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.
Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Организация сдает в аренду другой организации и частному лицу принадлежащий ей автомобиль.
Кто в таком случае выписывает путевой лист: организация - собственник автомобиля или арендатор? Если арендатор, то как выписать путевой лист, учитывая, что в свидетельстве указана другая организация - собственник автомобиля? Какие документы необходимо предъявить инспектору на посту ГИБДД?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор, которая эксплуатирует транспортное средство.
Особенности заполнения путевого листа в такой ситуации изложены ниже.
По требованию сотрудников полиции водитель арендованного автомобиля обязан предъявить водительское удостоверение, регистрационные документы на автомобиль, путевой лист, страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности, а также документы на перевозимый груз, включающие в себя транспортную накладную.
Обоснование вывода:
Предоставление ТС за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации осуществляется на основании договора аренды ТС без экипажа (ст. 642 ГК РФ).
Такой договор должен быть заключен в письменной форме, независимо от его срока и цены и не подлежит государственной регистрации (ст. 643 ГК РФ).
При этом если иное не предусмотрено правилами о данном виде договора, к нему в силу ст. 625 ГК РФ применяются общие положения об аренде, содержащиеся в параграфе 1 главы 34 ГК РФ.
В тексте договора аренды следует указывать следующие условия сделки:
- данные арендодателя и арендатора;
- объект аренды (арендуемое имущество);
- срок действия договора аренды;
- цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;
- условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);
- возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);
- условия продления (пролонгации) договора аренды;
- основания расторжения договора аренды;
- условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);
- иные существенные условия договора.
Согласно ст. 644 ГК РФ в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, обязан арендатор.
Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ). Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). При этом расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включают в том числе приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ).
Иначе говоря, если имеет место аренда без экипажа, то в силу ст. 642 ГК РФ арендатор осуществляет управление и эксплуатацию своими силами и несет соответствующие расходы*(1).
Сдача в аренду транспортного средства юридическому лицу
Документы, предъявляемые по требованию сотрудников полиции водителем арендованного автомобиля
Сдача в аренду транспортного средства физическому лицу
В требованиях к договору аренды, установленных гл. 34 ГК РФ, не содержится запрета на передачу транспортного средства в аренду гражданам, у которых нет статуса предпринимателя. Арендатором может выступать любой дееспособный гражданин.
Поскольку расходы на ГСМ в процессе эксплуатации транспортного средства несет арендатор, физическому лицу не требуется подтверждать факт расхода в личных целях ГСМ путевыми листами. Кроме того, также физическому лицу не вменяется обязанность проходить предрейсовый и послерейсовый медосмотр водителя.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание переданного по договору аренды (лизинга) имущества;
- Энциклопедия решений. Путевой лист;
- Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2019 г.)
12 августа 2021 г.
------------------------------------------------------------------------
*(1) Если ТС арендуется с экипажем, то в силу ст. 632 ГК РФ услуги по управлению ТС и по его технической эксплуатации оказывает арендодатель. Следовательно, он оформляет путевой лист, несет расходы на ГСМ, обеспечивает прохождение медицинского и технического осмотров.
*(2) Напомним, для целей исчисления налога на прибыль имущество, переданное в аренду, не исключается из состава амортизируемого имущества арендодателя (п. 1, п. 3 ст. 256 НК РФ). Следовательно, в период нахождения у арендатора объекта арендодатель продолжает начислять по нему амортизацию (п. 2 ст. 259 НК РФ). Амортизация учитывается в суммах, начисленных за отчетный (налоговый) период:
- в составе внереализационных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ), если сдача имущества в аренду не является систематической;
- в составе расходов, связанных с производством и реализацией, если организация предоставляет имущество в аренду на систематической основе (подп. 3 п. 2 ст. 253, второй абзац подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).
*(3) Такой вывод основан на мнении контролирующих органов (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, от 13.10.2009 N 16-15/107268), а также подтвержден судебной практикой (постановления АС Северо-Западного округа от 23.11.2016 N Ф07-10648/16 по делу N А21-8008/2015, Поволжского округа от 29.01.2015 N Ф06-19054/13 по делу N А65-21365/2013).
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Организация (арендатор) и работник (арендодатель) заключили договор аренды транспортного средства с экипажем.
Необходимо ли работнику проходить предрейсовые медосмотры и вести путевые листы в этом случае? Каким образом организация и ее работник могут оформить использование работником личного автомобиля для служебных поездок, не прибегая к заключению с ним договора аренды транспортного средства?
18 апреля 2019 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - УАТ РФ), а также п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты). Однако необходимо отметить, что согласно ч. 1 ст. 1 УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. При этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ РФ). В свою очередь, нормы Обязательных реквизитов были разработаны в соответствии с положениями УАТ РФ и в связи с этим не должны иметь сферу действия более широкую, чем УАТ РФ, а призваны лишь развивать и дополнять его положения. Таким образом, толкование приведенных норм в их совокупности свидетельствует о том, что оформление путевого листа на каждое автотранспортное средство и, следовательно, его наличие у водителя организации необходимы только в тех случаях, когда перевозка осуществляется организацией в рамках оказания услуг по соответствующим договорам о перевозке грузов, пассажиров и багажа. Если же перевозка осуществляется для собственных нужд организации, то необходимость оформления и выдачи водителю путевого листа отсутствует (решение Новосибирского областного суда от 25.02.2016 по делу N 7-70/2016).
Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016).
*(2) Смотрите, например:
- Вопрос: "Организация, применяющая общую систему налогообложения, заключила с физическим лицом, не являющимся ИП, договор аренды транспортного средства с экипажем.
Можно ли расходы на содержание транспортного средства (топливо и др.) включить в арендную плату? Какие документы необходимы для подтверждения расходов организации в целях налога на прибыль? Обязательно ли оформлять путевые листы с указанием маршрута движения? Обязательна ли отметка о медицинском осмотре?" (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2017 г.);
- Вопрос: "Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации?" (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.).
🚗 Аренда транспорта без экипажа — это когда арендатор берёт автомобиль и сам садится за руль. Такое ещё называют прокатом. Аренду оформляют письменным договором, устные обещания не работают.
Правила проката написаны в параграфе 3.2 ГК РФ. А мы сделали шаблон договора и простыми словами рассказали, какие пункты стоит прочитать внимательно и, если возможно, переписать под себя. Все наши примеры — про автомобиль. Но сдавать в аренду можно любой транспорт: квадроцикл, катер или микроавтобус.
Предмет договора: какой транспорт берут в аренду и ключевые условия
В первых пунктах договора пишут, какой конкретно транспорт берут в прокат. Без этого считается, что стороны не связаны обязательством. Арендатор в любой момент может забрать машину обратно, а арендодатель отказаться платить по тарифу.
В предмете принципиально прописать:
— О чём именно стороны договорились. В нашем случае это передача автомобиля на время без услуг водителя и техобслуживания.
— Характеристики автомобиля: марка, номер двигателя, пробег и всё остальное.
Право собственности арендодателя подтверждается паспортом транспортного средства серии 25 ТС № 05632, выданным 02 февраля 2018 г.
Транспорт сдаёт в аренду его собственник — физлицо или организация, либо человек с письменной доверенностью от него. Люди без доверенности не могут распоряжаться автомобилем. Чтобы не было вопросов, в договоре указывают данные ПТС или СТС владельца или номер доверенности.
Вот ещё пара пунктов, которые избавят арендатора и арендодателя от лишних споров.
— Цель эксплуатации автомобиля. Например, личные поездки по городу и области. Если арендатор решит таксовать, договор можно разорвать. А арендатор сможет вернуть автомобиль без штрафов, если истек срок ТО и поездки в область стали небезопасны. Часто в договор прямым текстом записывают, что арендатору запрещено использовать автомобиль в качестве такси. Так можно.
— Какое допоборудование установлено на автомобиле. Если прописать, что в автомобиле, к примеру, установлен видеорегистратор, арендатор заплатит за его поломку или утерю. И наоборот: за всё, что не выписано на бумагу, арендатор не платит.
30 дней Эльбы в подарок и скидка 30%
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно и купите выгодно.
Нужна ли доверенность
Доверенность для вождения чужой машины не нужна с 24 ноября 2012 года. Инспекторы на дороге не оштрафуют за езду без неё. Арендатора просто вписывают в полис ОСАГО. Как вариант: делают полис ОСАГО с неограниченным числом водителей.
Но бывают ситуации, когда доверенность от арендодателя все-таки нужна. Например, чтобы забрать машину со штрафстоянки. Поэтому доверенность лучше оформить и вписать такой пункт в договор. Нотариально заверять не нужно, достаточно скачать и заполнить бланк из интернета.
Пример: Арендодатель при передаче автомобиля выдаёт Арендатору доверенность на управление им. При необходимости по запросу Арендатора Арендодатель выдаёт доверенность на ещё одного водителя в течение одного дня.
Срок аренды
В договор записывают срок, на который автомобиль взяли в аренду.
Пример: Настоящий договор аренды заключён на срок с 01 сентября 2021 года по 01 октября 2021 года.
Если срок не указать, ошибки не будет. Тут считается, что автомобиль сдали бессрочно. От бессрочного проката любая сторона может отказаться, предупредив за месяц. Этот срок в договоре можно сделать короче, например, пять дней.
Преимущественное право аренды и продление договора автоматом в аренде транспорта не работают.
Арендная плата
Арендную плату устанавливают по ставке за час, день, месяц или любую другую единицу времени. В этот же пункт добавляют срок и порядок оплаты. С арендатора можно взять аванс или вообще стопроцентную предоплату.
Пример: Арендная плата по настоящему договору составляет 30 000 рублей в месяц и оплачивается Арендатором ежемесячно не позднее 5 числа месяца, следующего за расчётным, путём перечисления денежных средств на банковский счёт Арендодателя.
Ещё пример: Арендная плата за автомобиль устанавливается в размере 10 000 рублей за всё время аренды и оплачивается арендатором полностью в момент подписания настоящего договора путём перечисления денежных средств на банковский счёт арендодателя.
При длительной аренде арендодатель может без согласия арендатора один раз в год поднять плату. Чаще — только по обоюдному согласию.
За просрочку платежа можно прописать неустойку.
Депозит
Депозит — это сумма денег, которую арендатор передаёт арендодателю. Если арендатор не оплатит аренду, проткнёт шину или на автомобиль придёт штраф с дорожных камер, арендодатель возьмёт своё из депозита. Если арендатор не накопил долгов, в конце депозит возвращают или засчитывают за последний арендный платеж.
Условие о депозите необязательное. Его включают в договор, если стороны согласны.
Пример: При оформлении настоящего договора Арендатор вносит на банковский счёт Арендодателя 15 000 рублей в качестве депозита. Сумма депозита обеспечивает исполнение обязательств Арендатора по настоящему договору, в частности, уплаты всех штрафов, наложенных на собственника автомобиля в период аренды за нарушение Арендатором Правил дорожного движения, расходов на ремонт автомобиля, восстановления документов на автомобиль, ключей от автомобиля и задолженности по арендной плате.
Депозит хранится у Арендодателя в течение 30 дней с даты возврата автомобиля, после чего возвращается на банковский счёт Арендатора.
Где и как передают транспортное средство
Если стороны далеко друг от друга, стоит договориться, где арендатор забирает автомобиль, ключи и документы.
Пример: Арендодатель обязуется передать автомобиль Арендатору в течение 1 рабочего дня с момента подписания настоящего Договора, а также свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО и ключи по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 1.
Приём автомобиля оформляют актом. Если при осмотре арендатор увидел поломки или другие несоответствия договору, это отмечают в акте. Арендодатель обязан быстро устранить недостатки. Если устранение затянулось — заменить автомобиль, компенсировать ремонт или снизить арендную ставку. Без записи в акте арендодатель это делать не обязан.
ОСАГО и каско
По закону арендатор обязан за свой счёт оформить полис ОСАГО на автомобиль. Но договором эту обязанность можно переложить на арендодателя. Плюс важно договориться какую страховку покупают: с одним конкретным водителем или с неограниченным числом. За отсутствие ОСАГО инспекторы на дороге оштрафуют арендатора.
Страхование каско на арендованный автомобиль оформляют по желанию. Штрафов за его отсутствие нет. Если стороны всё же решили оформить каско на автомобиль, в договор записывают, что из них платит за полис.
Ремонт и техосмотр
В период аренды ремонтировать автомобиль обязан арендатор. Правило нельзя менять в договоре. Арендатор обязан красить мелкие царапины, ремонтировать двигатель, менять резину и проходить техосмотр.
Оплата бензина и другие расходы
Арендатор заправляет машину бензином на свои деньги. Все остальные расходы тоже на нём. Но можно договориться, что топливом обеспечивает хозяин машины. Тогда в договор вписывают соответствующий пункт. Ещё отдельным пунктом можно указать, какой маркой бензина обязан пользоваться арендатор.
Транспортный налог
По закону транспортный налог платит собственник машины. На время аренды не запрещено переложить налог на арендатора. Такое условие справедливо, когда транспорт отдают на очень длительный срок. Задача арендодателя здесь — сообщить арендатору сумму из налогового уведомления и проследить, чтобы платёж внесли вовремя.
Субаренда
По умолчанию арендатор сдаёт автомобиль в поднаем без согласия арендодателя. Если правило не устраивает, его меняют в договоре. Субаренду можно запретить совсем или обязать арендатора получить письменное согласие хозяина машины.
Но есть более интересное правило: арендатор может зарабатывать с помощью автомобиля. Единственное требование — не нарушать цель использования. Запретить подработку арендодатель не может. Поэтому арендатор может спокойно заключать договоры перевозки и оказания услуг.
Ответственность за аварию и штрафы ГИБДД
Арендованным автомобилем управляет арендатор или водитель, который сел за руль с его разрешения. Поэтому за виновное ДТП отвечает арендатор, но никак не арендодатель. Так пояснил Верховный суд РФ в п. 22 Постановлении Пленума № 1 от 26.01.2010 г. Именно арендатор оплатит ремонт машин и лечение пострадавшим, если не хватит компенсации по ОСАГО.
Ещё за виновную аварию арендатор оплатит ремонт автомобиля арендодателя.
Штрафы за нарушение ПДД тоже платит арендатор. Но если с нарушением поймают дорожные камеры, штраф пришлют собственнику машины. На этот случай можно прямо прописать в договоре, что арендатор на свои деньги оплачивает все штрафы от ГИБДД.
Пример: Арендатор обязуется самостоятельно уплачивать штрафы за нарушение ПДД и компенсировать расходы Арендодателя по уплате штрафов в течение 3 дней с момента направления Арендодателем требования, если протокол об административном правонарушении составлен на имя собственника автомобиля в период пользования Арендатором, в том числе по административным правонарушениям в случае их фиксации работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами.
Расторжение договора без суда
Закон говорит так: досрочно разорвать договор аренды можно в суде и только если одна из сторон нарушила договор. Гораздо удобнее — написать в договоре, что каждая сторона может отказаться от аренды автомобиля досрочно без суда.
Как правильно вернуть транспортное средство
Арендованный автомобиль возвращают по акту. Вовремя или досрочно — значения не имеет. До подписания акта начисляется арендная плата по ст. 622 ГК РФ.
Адрес возврата тоже стоит прописать заранее.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Кому принадлежат улучшения автомобиля
В период эксплуатации арендатор может за свои деньги поставить сигнализацию или поменять чехлы на сиденья. Всё это называется улучшением автомобиля. Когда договор закончится, каждый захочет забрать улучшения себе.
Отделимые улучшения забирает арендатор, неотделимые — арендодатель. Это правило из ст. 623 ГК РФ. Получается, арендатор снимет чехлы, а хозяину машины останется сигнализация. Если арендодатель письменно согласился на установку сигнализации, он обязан её компенсировать. Если нет — сигнализация останется у него без доплат.
Читайте также: