Как списать солярку по путевке на камазе по спидометру расход 25 на 100 км
Письмом Минюста России от 21.09.2009 N 03-2609 предписано руководствоваться данным документом в целях организации эксплуатации транспортных средств.
ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА НОРМАТИВНОГО РАСХОДА ТОПЛИВА
(в примерах приводятся условные цифры)
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
1. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль ВАЗ-217030 Приора, работавший в городе с населением 500 тыс. человек, совершил пробег 180 км.
базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля ВАЗ-217030 Приора составляет = 8,2 л/100 км;
надбавка за работу в городе с населением 500 тыс. человек составляет D = 15%.
Нормативный расход топлива составляет:
2. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль ВАЗ-111840 Калина, работавший в горной местности на высоте 850 - 1500 м над уровнем моря, совершил пробег 220 км.
базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля ВАЗ-111840 Калина составляет = 8,0 л/100 км;
надбавка за работу в горной местности на высоте от 801 до 2000 м над уровнем моря составляет D = 10% (среднегорье).
Нормативный расход топлива составляет:
3. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль Волга Сайбер, работавший в городе с населением 1,5 млн. человек в зимнее время, совершил пробег 85 км.
базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля Волга Сайбер составляет = 11,0 л/100 км;
надбавка за работу в городе с населением 1,5 млн. человек составляет D = 25%, за работу в зимнее время D = 15%.
Нормативный расход топлива составляет:
4. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль Daewoo Nexia, оборудованный кондиционером и работавший в городе с населением 150 тыс. человек, совершил пробег 115 км.
базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля Daewoo Nexia составляет = 8,2 л/100 км;
надбавка за работу в городе с населением 150 тыс. человек составляет D = 10%, при использовании кондиционера при движении автомобиля составляет D = 7%.
Нормативный расход топлива составляет:
5. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль Mercedes-Benz S500, оборудованный установкой климат-контроль, в зимнее время за рабочую смену в городе с населением 4 млн. человек совершил пробег 75 км, при этом вынужденный простой автомобиля с работающим двигателем составил 2 часа.
базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля Mercedes-BenzS500 составляет = 14,8 л/100 км;
время вынужденного простоя с работающим двигателем T = 2,0 часа;
надбавка за работу в городе с населением 4 млн. человек составляет D = 25%; за работу в зимнее время D = 10%; при использовании установки климат-контроль при движении автомобиля D = 10%; при вынужденном простое автомобиля с работающим двигателем за один час простоя - 10% от значения базовой нормы, то же на стоянке при использовании установки климат-контроль - 10% от значения базовой нормы.
Дополнительный расход топлива на простой автомобиля с работающим двигателем составит:
Нормативный расход топлива составляет:
6. Из путевого листа установлено, что городской автобус НефАЗ-5299-10-15 работал в городе с населением 2 млн. человек в зимнее время с использованием штатных отопителей салона, совершил пробег 145 км при времени работы на линии 8 ч.
транспортная норма расхода топлива на пробег для городского автобуса НефАЗ-5299-10-15 составляет = 39,0 л/100 км;
надбавка за работу в городе с населением 2 млн. человек составляет D = 20%; за работу в зимнее время составляет D = 8%;
норма расхода топлива на работу отопителя составляет = 2,5 л/ч.
Нормативный расход топлива составляет:
7. Из путевого листа установлено, что одиночный бортовой автомобиль КамАЗ-43253-15 при пробеге 320 км выполнил транспортную работу в объеме 1750 т·км в условиях эксплуатации, не требующих применения надбавок или снижений.
базовая норма расхода топлива на пробег для бортового автомобиля КамАЗ-43253-15 составляет = 24,2 л/100 км;
норма расхода дизельного топлива на перевозку полезного груза составляет = 1,3 л/100 т·км.
Нормативный расход топлива составляет:
8. Из путевого листа установлено, что бортовой автомобиль КамАЗ-65117-62 с прицепом выполнил транспортную работу в объеме 8400 т·км в условиях зимнего времени по горным дорогам на высоте 800 - 2000 м и совершил общий пробег 470 км.
базовая норма расхода топлива на пробег для бортового автомобиля КамАЗ-65117-62 составляет = 26,0 л/100 км;
норма расхода топлива на перевозку полезного груза составляет = 1,3 л/100 т·км;
норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа составляет = 1,3 л/100 т·км;
надбавка за работу в зимнее время составляет D = 8%; за работу в горных условиях на высоте от 800 до 2000 м над уровнем моря D = 10%;
масса снаряженного прицепа = 4,2 т;
норма расхода топлива на пробег автопоезда в составе автомобиля КамАЗ-65117-62 с прицепом составляет:
Нормативный расход топлива составляет:
9. Из путевого листа установлено, что седельный тягач МАЗ-5440-А8 с полуприцепом выполнил транспортную работу в объеме 16200 т·км при пробеге 600 км в условиях эксплуатации, не требующих применения надбавок или снижений.
базовая норма расхода топлива на пробег для тягача одиночного МАЗ-5440-А8 составляет = 18,7 л/100 км;
норма расхода топлива на перевозку полезного груза составляет = 1,3 л/100 т·км;
норма расхода топлива на дополнительную массу полуприцепа = 1,3 л/100 т·км;
масса снаряженного полуприцепа = 8,0 т;
норма расхода топлива на пробег автопоезда в составе седельного тягача МАЗ-5440-А8 с полуприцепом без груза составляет:
Нормативный расход топлива составляет:
10. Из путевого листа установлено, что автомобиль-самосвал КамАЗ-65115, вышедший из капитального ремонта, совершил пробег 185 км, выполнив при этом m = 20 ездок с грузом. Работа осуществлялась в карьере.
транспортная норма расхода топлива на пробег для автомобиля-самосвала КамАЗ-65115 (с коэффициентом загрузки 0,5) составляет = 36,8 л/100 км;
норма расхода топлива на каждую ездку с грузом составляет = 0,25 л;
надбавки при обкатке автомобилей, вышедших из капитального ремонта, D = 10%; на работу в карьере D = 25%.
Нормативный расход топлива составляет:
11. Из путевого листа установлено, что автомобиль-самосвал КамАЗ-5511 с самосвальным прицепом перевез на расстояние 115 км 13 т кирпича, а в обратную сторону перевез на расстояние 80 км 16 т щебня. Общий пробег составил 240 км в условиях эксплуатации, не требующих применения надбавок и снижений.
Учитывая, что автомобиль-самосвал работал с коэффициентом полезной работы более чем 0,5, нормативный расход топлива определяется так же, как для бортового автомобиля КамАЗ-5320 (базового для самосвала КамАЗ-5511) с учетом разницы собственной массы этих автомобилей. Таким образом, в этом случае норма расхода топлива на пробег для автомобиля КамАЗ-5511 включает 25,0 л/100 км (норма расхода топлива для порожнего автомобиля КамАЗ-5320) плюс 2,08 л/100 км (учитывающих разницу собственных масс базового бортового автомобиля и самосвала в размере 2,08 т), что составляет 27,7 л/100 км.
базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля-самосвала КамАЗ-5511 в снаряженном состоянии составляет = 27,7 л/100 км;
норма расхода топлива на перевозку полезного груза составляет = 1,3 л/100 т · км;
масса снаряженного самосвального прицепа = 4,5 т;
норма расхода топлива на пробег автопоезда в составе автомобиля КамАЗ-5511 с прицепом составляет:
Нормативный расход топлива составляет:
12. Из путевого листа установлено, что грузовой автомобиль-фургон Fiat Ducato 2.3TDI, работая в черте города с населением 150 тыс. человек с частыми остановками, совершил пробег 120 км.
базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля-фургона Fiat Ducato 2.3TDI составляет = 10,8 л/100 км;
надбавка за работу в городе с населением 150 тыс. человек составляет D = 10%; надбавка за работу с частыми технологическими остановками - D = 10%; надбавка за работу без учета веса перевозимого груза - D = 10%.
читаю метод указания по нормам ГСМ уже третий раз - и все равно до меня не доходит.
Условия:
Камаз проехал 50 км с грузом 2,5т
назад проехал 50км с грузом 1,2т
Допустим базовая норма на камаз - 30л|100ткм
заправляется дистопливом т.е. коэф. 1,3
0,01*(30л*50км + 1,3*2,5т) + 0,01 (30л*50км + 1,3*1,2) = ИТОГ
У грузового автомобиля дополнительная норма ( дизельного -1,3 л/100 тонно-км, бензинового 2,0/100 ткм) добавляются на транспортную работу (грузооборот):
туда 50 км * 2,5 т = 125 ткм
обратно 50 км * 1,2 т = 60 ткм
Расход топлива составит
туда (30 л * 50 км + 1,3 л * 125 ткм)/100
обратно (30 л * 50 км + 1,3 л * 60 ткм)/100
Подскажите, как правильно закрепить в учетной политике нормы списание гсм? можно ли установить по фактическому расходу топлива на основании путевых листов или нет? Как правильно отразить поступление дизельного топлива, если водитель не предоставил чеки, но поступление топлива отразил в путевых листах?
В НК РФ нет обязательного требования, что списание ГСМ должно быть произведено по нормам Минтранса. Поэтому вы можете установить свои нормы. Но согласно ст.252 НК Рф расходы должны быть экономически обоснованы. Поэтому вам нужно обосновать свои нормы. Например составить акты замера расхода топлива.
По второму вопросу. В путевых листах можно написать все что угодно. Нужен оправдательный документ. Поэтому требуйте чек с водителя.
ТТатьяна , Здравствуйте. Помогите пожалуйста. Необходимо узнать реальный расход топлива. Базовой нормы нет.! Есть израсходованое топливо 300 л. Пробег 500км с грузом и 500 км без груза. Перевезенный груз 100 тонн. Коофициэнт 0,3 на каждую тонну. Помогите пожалуйста.
Rastsislau
Необходимо узнать реальный расход топлива.
Rastsislau
Есть израсходованое топливо 300 л.
Владимир ,все понятно, я имел в виду л/100. Фирма гтворит, что нормы расхода топлива нет.списывается по факту. Но при этом почему то удерживают за перерасход топлива. Спрашиваю за что удержали- за перерасход. Скажите какая норма- нормы нет.Кск считают, я никак не могу понять. Вот и спрашиваю.
Исправлений: 1; последнее - в 18.09.2017, 17:34.
Добрый день!
Занимаемся грузоперевозками на КАМАЗах 65116, с прицепами (вес прицепа 9 тонн),
Автомобиль проходит с грузом 115 км, вес перевезенного груза около 23 тонн, работаем по тоннокилометрам. Как рассчитать расход топлива за круг при условии, что возвращается автомобиль с прицепом, но без груза
Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.
Обновленные нормы расхода ГСМ.
Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.
Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.
Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:
Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03-2609);
Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).
Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).
Если Распоряжением № АМ-23-р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).
Путевые листы – основание для списания ГСМ.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.
Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:
Наименование и номер путевого листа
В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации
Сведения о сроке действия путевого листа
Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства
Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица
Сведения о транспортном средстве
В качестве таких сведений указываются:
– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
– государственный регистрационный знак транспортного средства;
– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;
– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)
Сведения о водителе
Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя
Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.
В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:
Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.
Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.
Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете
Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:
Указанные коды видов расходов применяются в увязке:
Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):
Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.
В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:
Списан израсходованный бензин
Списание ГСМ при превышении предусмотренных норм. Если фактический расход топлива согласно путевому листу превысил расход топлива, рассчитанный по установленной Распоряжением № АМ-23-р норме, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности (Письмо Минфина РФ от 08.07.2011 № 02-06-10/3056).
Утвержденные согласно распоряжению руководителя учреждения нормы расходования ГСМ, превышающие установленные Распоряжением № АМ-23-р, могут подтверждаться в том числе контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями по обращению юридических лиц, осуществляющими исследования по соблюдению владельцами транспортных средств правил их эксплуатации с целью избежания перерасхода топлива.
При установлении вины водителя, допустившего перерасход топлива при ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля, сумма выявленного перерасхода отражается в бухгалтерском учете учреждения как недостача и взыскивается с водителя в предусмотренном порядке.
Порядок отражения перерасхода топлива рассмотрим на примере.
Водителю автомобиля ГАЗ-3110, принадлежащего автономному учреждению, выписан путевой лист для поездки в областной центр. Цель поездки – посещение семинара бухгалтером данного учреждения. Согласно оформленному путевому листу за время поездки указанным автомобилем пройдено 270 км. Фактический расход бензина составил
40 л при норме 35 л (норма расхода топлива равна 13 л/100 км). Перерасход бензина составил 5 л. Рыночная цена бензина на момент обнаружения перерасхода – 41 руб./л. Учетная стоимость бензина равна 40 руб./л.
По решению руководителя перерасход бензина списан. Рыночную стоимость перерасходованного бензина водитель внес в кассу.
Стоимость бензина отражается в составе общехозяйственных расходов, учитываемых при формировании себестоимости услуг, оказываемых учреждением в рамках выполнения государственного задания.
Надо ли медицинскому учреждению оформлять путевые листы? Какая форма должна быть у этого первичного учетного документа? Какие нарушения в оформлении путевых листов выявляются в ходе проведения контрольных мероприятий? По каким нормам происходит списание ГСМ? Какие ошибки в списании ГСМ чаще всего допускаются?
Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).
В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.
Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).
В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.
В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.
По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить:
1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);
2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);
3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей).
Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.
По какой форме должен быть составлен путевой лист?
Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.
Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):
наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
сведения о сроке действия путевого листа.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?
При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:
журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);
акты списания тосола, масел;
Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.
Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.
Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.
Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.
Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.
Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.
При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:
на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;
на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;
на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;
на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.
Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.
Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.
Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.
Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?
Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:
внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением);
Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.
При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.
Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.
Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются:
при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;
при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%);
при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.);
при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом.
Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.
Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%.
Счетные ошибки при определении расхода топлива.
Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:
Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D), где:
Qн – нормативный расход топлива, л;
Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.
В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности.
Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.
Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания.
Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет.
Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л.
В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе:
искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.
Списание ГСМ по путевым листам - пример алгоритма такого списания вы найдете в статье - должно быть корректно организовано в любой компании. Рассмотрим особенности такого списания подробнее.
Для кого путевой лист обязателен?
Списание стоимости ГСМ в расходы, как и в случае с любыми другими активами, должно осуществляться на основании оправдательных документов. Наиболее распространенный документ — акт о списании ГСМ.
Для документального обоснования затрат компании к такому акту прикладывают первичку, как правило, в виде путевых листов (ПЛ).
Путевой лист фиксирует количество километров, которые прошел автомобиль работника в рамках рабочей смены (или служебного задания), и объем затраченного при этом топлива, исходя из нормативных показателей или фактических измерений.
Альтернативой путевому листу могут быть, к примеру:
- данные по тахографу;
- данные по ГЛОНАСС и GPS.
При этом налогоплательщик вправе использовать все 3 источника — путевой лист, данные по тахографу и системам спутниковой навигации — для наиболее достоверного отражения сведений по топливным расходам.
ВАЖНО! Путевые листы обязательно используются всеми транспортными предприятиями, перевозящими пассажиров или грузы, вне зависимости от факта применения автоматических средств учета километража (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Компании, не относящиеся к таковым, вправе использовать иные документы (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).
При использовании ПЛ компания должна утвердить порядок списания ГСМ по путевым листам. Если ПЛ не применяются, то оптимально подтверждение расхода бензина отчетами обозначенных выше автоматических средств учета пробега (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Порядок расчета расходов по ГСМ
Важнейший вид сведений, отражаемых в путевых листах, — объем израсходованного топлива. Он может быть основан на нормативных и фактических показателях.
Нормативные показатели обязательны только для автотранспортных предприятий (п. 40 приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153).
Такие хозяйствующие субъекты применяют нормативы, отраженные в рекомендациях Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Их особенность — наличие привязки расчетных показателей по расходу топлива к конкретным моделям автомобилей.
Если модель не отражена в указанных нормативах, то следует руководствоваться показателями, которые определены в технической документации на автомобиль (письмо Минфина РФ от 17.11.2011 № 03-11-11/288).
Остальные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны применять нормативный метод учета расхода топлива. Они могут регламентировать внесение данных в путевой лист на основании фактического потребления топлива, которое указано в акте контрольного замера расхода ГСМ. Такой акт составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля.
Ознакомимся теперь с примерами списания расходов на ГСМ исходя из их расчета по норме и по факту и изучим, как списывать ГСМ по путевым листам в расходы в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета.
Пример расчета расходов: применяем нормативные правила
Списание расходов на ГСМ с применением путевого листа на основе нормативного подхода предполагает:
1. Определение показателей, необходимых для нормативного расчета расходования топлива по формулам, отраженным в распоряжении АМ-23-Р.
Для автомобилей разных типов установлены отдельные формулы. Условимся, что в распоряжении сотрудника — легковая машина Mercedes-Benz A150. Для нормативного расчета расходования топлива на данной машине по методологии Минтранса нужно узнать следующие показатели:
- Hs (базовый норматив по расходованию бензина — в литрах на 100 км);
- D (корректировочный коэффициент).
Первый показатель, Hs, для указанной машины составляет 6,8 (таблица по п. 7.2.1 распоряжения АМ-23-Р).
Второй показатель, D, устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно исходя из критериев, характеризующих фактические условия эксплуатации ТС (п. 4 распоряжения АМ-23-Р). Коэффициент может быть повышающим или понижающим.
Один из возможных критериев — эксплуатация ТС в зимний период. Условимся, что машина используется в Ивановской области, и в этом случае показатель D будет иметь значение 10 (приложение № 2 к распоряжению АМ-23-Р) и отражать тот факт, что топливо расходуется на 10% интенсивнее.
2. Расчет пробега, отраженного в путевом листе.
Предположим, что показатель составил 100 км (на основании показаний спидометра и трекера ГЛОНАСС).
3. Применение формулы расчета расходования ГСМ в соответствии с п. 7 распоряжения АМ-23-Р.
Пример расчета списания ГСМ по путевым листам с ее использованием будет выглядеть так:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где S — пробег, отраженный в путевом листе.
В нашем случае показатель Qн составит:
Qн = 0,01 × 6,8 × 100 × (1 + 0,01 × 10) = 7,48 л.
Следующий сценарий — расчет расходования топлива по факту.
Как списывать ГСМ по фактическим показателям правильно?
В данном случае применяется очень простая формула:
РАСХОД (ФАКТ) = Т(нач) + Т(выд) − Т(ост),
Т(нач) — объем бензина в баке на начало смены работника (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);
Т(выд) — количество бензина, залитого в бак в течение смены;
Т(ост) — объем бензина в баке по возвращении работника в гараж.
В ПЛ указаны следующие показатели:
Остаток бензина в баке: 5 л.
Выдано: 20 л.
Остаток при возвращении: 10 л.
Расход (факт) = 15 литров (5 л + 20 л − 10 л).
Стоимость ГСМ к списанию равна 600 руб. (40 руб. × 15 л).
Дт 26 Кт 10.3 — 600 руб.
Затратный счет выбирается в соответствии с направлением расходов, если авто используется:
- в основном производстве — счет 20;
- во вспомогательном — 23;
- в общем производстве — 25;
- в административных целях — 26;
- в торговле — 44.
Рассмотрим порядок налогового учета затрат ГСМ.
Списание ГСМ по путевым листам в налоговом учете
В налоговом учете списанная стоимость ГСМ может быть включена:
- в материальные расходы — если использование автомобиля связано с производством (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
- в прочие расходы — если транспорт используется в служебных целях (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Отметим, что если применяется норматив, то допускается его обоснованное и документально подтвержденное превышение (определение ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12). Например, при преимущественной езде по бездорожью или при езде в холодное время года, когда фактические измерения отражают значительное превышение расхода топлива в сравнении с нормативными коэффициентами по распоряжению АМ-23-Р. Правила списания ГСМ по путевым листам в случае превышения фактических расходов топлива над нормативными должны быть регламентированы отдельным приказом руководителя.
Итоги
Путевой лист — основной первичный документ, предназначенный для контроля работы транспортного средства. В нем фиксируется пройденный километраж и движение ГСМ. Расход топлива, отражаемый в ПЛ, может основываться на нормативных или фактических показателях. Данные по путевому листу используются для составления акта на списание ГСМ.
Читайте также: