Показания спидометра в путевом листе сколько цифр
Приказом от 11.09.2020 № 368 (далее – приказ № 368) Минтранс России утвердил новые правила заполнения путевых листов. Они вступят в силу с 1 января 2021 года и будут применяться до 1 января 2027 года. Действующие сейчас правила, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – приказ № 152), утратят силу с 1 января 2021 года. Разберемся, какие требования будут предъявляться к путевым листам с нового года.
В путевой лист добавили новый обязательный реквизит
Путевые листы придется заполнять вне зависимости от наличия пассажиров
По действующим правилам путевой лист на транспортное средство заполняется при эксплуатации транспортного средства только при условии, что на нем перевозятся грузы, пассажиры или багаж (п. 9 приказа № 152). По новым правилам путевой лист придется заполнять на любое транспортное средство, которое используется организацией или предпринимателем (п. 8 приказа № 368). Таким образом, путевой лист понадобится, даже если в транспортном средстве один водитель, а груза и пассажиров нет.
Несмотря на это новшество, пункт 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ по-прежнему запрещает перевозки без путевого листа только транспорту, перевозящему грузы или пассажиров. Таким образом, между новыми правилами и законом есть противоречие. Вероятно, оно будет устранено в будущем.
Показания одометра нужно будет включать в путевой лист чаще
Действующий порядок предусматривает необходимость фиксировать показания одометра только при выезде с парковки (пп. 3 п. 6 приказа № 152). С 1 января 2021 года показания одометра нужно фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку (пп. 3 п. 4 приказа № 368).
Сведения о транспортном средстве станут более полными
По действующим правилам в реквизите путевого листа "Сведения о транспортном средстве" нужно указывать только тип и модель транспортного средства (пп. 1 п. 6 приказа № 152). По новым правилам придется указать еще и марку транспортного средства (пп. 1 п. 4 приказа № 368).
Разрешение о выпуске автомобиля на линию будут фиксировать в путевом листе
По новым правилам после предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства в путевом листе необходимо сделать отметку "выпуск на линию разрешен" (п. 16 приказа № 368). Сейчас такой обязанности в правилах нет.
Журнал путевых листов можно будет вести онлайн
Смотрите также
Помогите пожалуйста решить такой вопрос. Наша компания купила автомобиль, он числится на компании. На этом автомобиле ездит сын начальника по нуждам компании и по своим нуждам. Мы заправляем машину бензином, для нужд компании. При оформлении путевых листов н-р. с утра у нас показания спидометра 100 км., а к вечеру 150. т.е. 50 км он проездил сегодня по нуждам компании. А утром километраж стал 170, т.е 30 км он проездил вечером по своим нуждам. Можно ли так делать, если машина оформлена на компанию. Имеет ли право он ездить по своим нуждам? Или мне надо весь километраж и по нуждам компании и его нужды записывать как наши. Как надо сделать, чтобы налоговая не придралась ??
Жду Вашей помощи друзья =)
"надо весь километраж и по нуждам компании и его нужды записывать как наши". Бензин по карточке, а потом с ЗП удерживать.
понимается тут сын хозяина, мы ему з\п за перевозки не платим. он у нас не оформлен в компании. Можно ли его как водителя использовать?
А 30 км. т.е. он вечером отметился, что 50 км проездил, а потом на этой машине н-р в магазин поехал, в кафе, а потм домой. вот у него к утруи набежало 30 км. и уиром показания спидометра стали 180 км.
так хозяин сам не знает, как это по путевым листам сделать.
Вот мы и думаем, можно же наверно автомобиль купленный на компанию, использовать для своих нужд. Налоговая этого не запрещает?
так мне же придется километраж добавлять, чтобы он совпал на сегодняшний день, да и придется от места отправки, до места назначения км прибавить, чтобы зачесть его километраж на свои нужды. Проще будет, этот километраж не учитывать, а к утру просто его в показания спидометра прибавлять, но другой вопрос, что на это скажет налоговая
Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.
Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.
Кто занимается путевыми листами на предприятии
Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.
Кто заполняет путевой лист в организации
Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.
Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:
- Название организации;
- Сведения о работнике и основная информация о его должности;
- Дата выхода на работу;
- Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.
Кто выдает путевые листы водителям в организациях
После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.
Такие терминалы обычно стоят при входе на работу
Кто может подписывать путевые листы в организации
Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.
Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.
Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.
Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна
Кто проверяет путевые листы у организации
Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.
Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать
Электронный учет путевых листов на предприятии
Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.
Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.
Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.
Программа для путевых листов: что умеет и как работает
Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.
Готовый распечатанный бланк
Чтобы получить готовый лист, водитель:
- Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
- Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
- Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
- Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
- Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.
Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:
- маршрут по карте: плановый и по факту;
- начало и конец маршрута;
- количество заказов;
- запланированное и фактическое время работы;
- переписку с диспетчером;
- какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
- телефонные разговоры;
- пробег автомобиля.
Можно настроить интеграцию с программами:
ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.
Журнал учета путевых листов в электронном виде
Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.
Регламент оформления путевых листов на предприятии
Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.
Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году
Порядок выдачи путевого листа в организации
В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.
Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021
Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.
Срок хранения путевых листов в организации
Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.
Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.
Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения
Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.
Штраф без путевого листа на организацию
Изменения в путевых листах с 2021 году
С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:
- Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
- Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
- Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
- Возможность вести журнал в электронном виде.
Электронный путевой лист — проект Минтранса
Электронные путевые листы: как это работает
Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.
Добрый вечер. Как правильно исправлять ошибки обнаруженные в путевых листах водителей? (Бухгалтер уволилась, пока приняли другого водителями была допущена ошибка в пробеге автомобиля). В расходе топлива сколько цифр ставить после запятой?
Алена, так как путевой лист является первичным учетным документом, то вносить исправления в него следует в порядке предусмотренным п. 7 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ, согласно которому в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Если не указан пробег автомобиля, необходимо отразить пройденный километраж для каждого пункта назначения - это можно сделать по показаниям спидометра.
Несмотря на то, что в НК РФ не содержится указаний о каком-либо лимите затрат на топливо в целях налогообложения, организациям все же лучше использовать нормативы, утвержденные Минтрансом России, либо воспользоваться заводскими нормами расхода топлива.
По общему правилу при установлении норм расхода топлив и ГСМ на автомобильном транспорте организации госсектора руководствуются Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В том случае, когда нормы расхода топлива и ГСМ не утверждены для автомобилей, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.
Спасибо, подскажите пожалуйста еще в норме фактического расхода ГСМ после запятой сколько цифр надо ставить?
Алена, в Распоряжении Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте"
округления в нормах расхода топлива приведены и до 1, и до 0,1, и до 0,01 л/100 км в зависимости от вида транспортного средства. При этом количество знаков после запятой не закреплен четко для применения норм фактического расхода ГСМ. Принимая во внимание указанные нормы, Вы можете прописать в своей учетной политике порядок округления фактического расхода ГСМ.
Добрый день. Спасибо. Подскажите пожалуйста еще как списывать бензин если машина едет и на газу и на бензине. В инструкции написано что допускается до 20 л, мы сделали приказ что 20 литров в месяц можно списывать пропорционально отработанным дням. Верно это. или просто 20 литров в месяц списывать без нормы.
Алена, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля следует учитывать Методические рекомендации № АМ-23-р. При этом п. 5 Методических рекомендаций предусмотрены основания для повышения норм расхода топлива, которые применяются к базовым нормам.
Оформление списания ГСМ пропорционально отработанным дням, по мнению экспертов, не противоречит действующей инструкции, так как нормы расхода топлива, перечисленные в Методических рекомендациях, фактически применяются для транспортных средств, находящихся в движении.
Подскажите пожалуйста, какие документы для списания ГСМ принимаются в случае, если используется личный автотранспорт сотрудника. Сотрудник работает в обособленном подразделении, с ним заключен договор о компенсации, ГСМ получает на АЗС по ведомости. Получается ему оплачивается дорога до места работы. Нужно применять путевые листы или иные формы. В каком нормативном акте можно прочитать? Спасибо
Дарья, в соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:
- компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.
Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем.
Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:
- локальный нормативный акт организации (устанавливает критерии разъездного характера работы, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов);
- должностная инструкция сотрудника (с указанием трудовых обязанностей, предполагающих регулярные поездки);
- соглашение между сотрудником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях;
- приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием;
- документы, подтверждающие фактическое использование сотрудником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования (это могут быть путевой лист, ведомость разъездов сотрудника в служебных целях, чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.)
Подскажите пожалуйста с какого времени использовать новые формы путевого листа, с указанием ОГРН организации и предрейсового техосмора. Мы мед. учреждение а не автотранспортное предприятие, значит мы разрабатываем свою форму, утверждаем ее в учётной политике.
Алена, указывать ОГРН учреждения в путевом листе необходимо с 15 декабря 2017 года. С 24 декабря 2017 года предрейсовый контроль технического состояния транспорта надо проводить по новым правилам. Учреждение может разрабатывать свои формы первичных учетных документов с сохранением обязательных реквизитов, утверждая их учетной политикой.
Читайте также: