Приказ о закреплении топливной карты за водителем образец

Обновлено: 22.04.2025

Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это документ, определяющий лиц, ответственных за эксплуатацию служебного транспорта.

Нормативное регулирование

Кто и зачем составляет приказ

Любое транспортное средство — это объект повышенной опасности. При его эксплуатации необходимо соблюдать специальные требования к техническому обслуживанию, укомплектованию необходимыми средствами (аптечка, огнетушитель), необходимо следить за его исправностью, правильностью составления документов (путевые листы, страховой полис и пр.).

Для выполнения требований к содержанию и эксплуатации транспорта целесообразно назначить лицо, ответственное за один или несколько автомобилей. Закрепление транспорта за сотрудниками производят на основании письменного распоряжения. На одно авто допускается назначить до четырех человек, а за одним работником — до трех транспортных средств.

Распоряжение составляет любой сотрудник, знающий процесс делопроизводства: секретарь, юрист, бухгалтер. Подписывает руководитель или иное лицо, если его полномочия позволяют издавать распорядительные акты. Оформить допустимо как на фирменном бланке, так и на чистом листе.

За кем разрешено закреплять автомобиль

Транспорт закрепляют за работником, ответственным за его эксплуатацию (водитель, техник, инженер), или за тем, кто непосредственно пользуется автомобилем (руководитель, менеджер и пр.).

Ответственное лицо допустимо назначить в отношении ТС, которое находится как в собственности организации, так и в аренде. Под ТС понимаются:

• легковые авто;
• грузовые машины;
• спецтехника.

Содержание документа

В документе указывают:

1. Основание его издания — в целях обеспечения надлежащей эксплуатации техники.
2. Ответственных лиц.
3. Список автомобилей с указанием марки, номера, VIN.
4. Пределы ответственности: техническое обслуживание, повседневная эксплуатация, надлежащее оформление документов (техосмотр, страховой полис).

Образец

г. ___________ ________ 2020 г.

Ввиду приобретения организацией нового транспорта

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Закрепить корпоративный ____________ (название, марка, год выпуска, номер, VIN) за генеральным директором _________________ (Ф. И. О.).

2. Возложить на генерального директора ответственность за эксплуатацию транспорта.

Как изменить приказ

В случае кадровых перестановок или по иным основаниям допустимо вносить изменения в документ, для этого:

Приказ о закреплении топливных карт за водителями представляет собой внутренний документ, требуемый для отслеживания траты ГСМ каждым из сотрудников. Если возникнут перерасходы и несоответствия, бухгалтер будет знать, у которого из водителей они возникли.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Функции приказа

Использование ГСМ, предназначенных для работы, в личных целях – стандартная практика. Ранее отслеживать это было сложно из-за проблем с определением продолжительности служебных поездок. Однако автоматизация позволила контролировать расход бензина.

Распоряжение о закреплении топливных карт нужно для контроля за оборотом ГСМ. Ставя подпись на нем, сотрудник обязуется расходовать бензин исключительно в служебных целях. В обратном случае его можно будет привлечь к ответственности.

О каких топливных картах идет речь?

Существует две разновидности карт:

• Основная. Создается в одном экземпляре. Хранится в бухгалтерии. С этой карты бухгалтер совершает переводы на определенных водителей.
• Персональные. Выдаются непосредственно сотрудникам. Именно персональные карты будут закреплены за водителями.

К СВЕДЕНИЮ! Для повышения качества контроля рекомендуем сделать эмбоссирование. Предполагается, что картой сможет пользоваться только водитель, за которым она закреплена. ТК будет действовать в отношении конкретного автомобиля.

Порядок закрепления

Если раньше в компании не применялись топливные карты, их нужно оформить. Для этого руководитель отдела направляет гендиректору служебную записку с просьбой выдать ТК. В записке содержатся эти сведения:

• ФИО водителя, на которого будет оформлена карта.
• Вид ГСМ.
• Автомобиль, на который выдается карта.
• Продолжительность действия ТК.

Такая записка актуальна и в том случае, если сотрудник ранее не работал водителем, но перешел на эту должность. Если же человек изначально принят на работу в качестве водителя, карта ему предоставляется с начала деятельности. То есть распоряжение о ее закреплении можно издавать сразу.

Форма приказа законодательно не задана, поэтому можно составлять документ в удобном для себя виде. В распоряжении можно упомянуть эти моменты:

• Потребность в обосновании трат ГСМ сверх лимита.
• Удержания из ЗП, если водитель не смог предоставить объяснений.
• Распоряжение неиспользованным ГСМ.

При необходимости можно добавить дополнительные положения. Перечень их зависит от специфики деятельности фирмы.

Образец

О закреплении топливной карты за водителем

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Для чего нужен документ

Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.

В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).

При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.

Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.

Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.

На кого возложить обязанность по составлению приказа

Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.

Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.

Как объяснить создание документа

Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.

Особенности оформления бланка

Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.

Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.

Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).

Составляя приказ, неизменно требуется учесть, что он не должен противоречить законодательству РФ. Кроме того, нужно учесть такой важный критерий – приказ должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.

Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.

Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.

Образец документа

При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.

• наименование предприятия;
• название и номер документа – с коротким обозначением сути;
• место (населенный пункт) и дату его составления;
• обоснование для создания распоряжения (тут можно сослаться на необходимость обеспечения надлежащей эксплуатации автомобиля);

Далее пишется основная часть, в которой указывается:

• марка (модель) и государственный номер транспортного средства;
• должность и ФИО сотрудника, за которым оно закрепляется;
• человек, на которого в случае отсутствия на рабочем месте коллеги, ответственного за автомобиль, перейдет эта функция;
• лицо, отвечающее за исполнение приказа;
• все приложения к документу (среди них обязательно должен быть акт осмотра технического состояния автомобиля).

При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.

Сколько времени и как хранить приказ

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.

Приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками — это распоряжение директора, которое определяет особый порядок расчета за горюче-смазочные материалы и устанавливает лимиты платежей. Локальный акт помогает оптимизировать расходы на ГСМ и упростить их бухгалтерский учет.

Как правильно выдать карту водителю

Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:

Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.

Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.

Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.

Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно. Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно. В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.

Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

1. Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
2. Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
3. Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

Зачем составляют приказ

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

1. Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
2. Приобретал топливо.
3. Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.

Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Содержание приказа

Для учреждения выпускают два типа ТК — основную для бухгалтерии и персональную для водителя. Распоряжение готовим для личной карточки шофера. Помимо факта передачи зафиксируйте и ограничения по суммам на каждый месяц. Отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам не нужен.

Необходимые составляющие приказа:

1. Сведения об организации (используется фирменный бланк), основные реквизиты (номер, дата, место выпуска).
2. Основания для издания: оптимизация затрат на горюче-смазочные материалы, контроль за оборотом топлива в учреждении.
3. Суть распоряжения: использование в организации ТК, закрепление их за водителями или автомобилями.
4. Список пользователей: перечислите всех служащих, которым выдадут индивидуальные карточки.
5. Информация по каждой ТК: наименование, номер, лимиты и срок действия.
6. Меры ответственности за нарушение установленных лимитов (при необходимости). Если эти меры не обозначены в допсоглашении к трудовому договору, пропишите нормативы здесь: обоснование превышения лимитированных затрат, компенсация нарушений и правила расходования остатков по карточке.
7. Перечень ответственных за исполнение лиц.

Вот примерный шаблон — образец приказа на выдачу топливных карт сотрудникам и определение расходных лимитов:

Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распорядительный документ организации, в котором содержится перечень работников, имеющих право пользоваться транспортным средством (ТС) в качестве водителя.

Российское законодательство не заставляет работодателя издавать приказ о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, но он необходим для самого руководства компании. Транспорт приравнивается к объектам повышенной опасности, за его исправностью необходимо следить и делать это должны конкретные работники, за которыми он закрепляется. Обычные граждане сами следят за состоянием своих машин, соблюдают нормы и требования по их использованию. В компании эти обязанности выполняет ответственное лицо за эксплуатацию транспортных средств, назначаемое распоряжением. Сотрудник, назначенный ответственным за автомобиль, при его неисправности или повреждениях возмещает ущерб.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить использование служебного автомобиля в личных целях работника. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС

• реквизиты компании;
• ее название и вид;
• дату и место составления;
• заголовок;
• сам текст;
• подписи сторон.

Техника принимается работником в использование по акту, поэтому документ составляют и по-другому:

• распоряжение и акт по отдельности;
• акт включен в текст самого распоряжения.

Распоряжение заверяют подписью руководства компании или подписью лица, действующего на основании доверенности. Бумага, подписанная сотрудником, не наделенным правом подписи, недействительна. Печать на ней не ставят, если это не обусловлено учредительными документами организации.

Вот для примера образец приказа о закреплении транспортного средства за водителем 2021 года:

Бланк акта о закреплении машины за сотрудником выглядит так:

Наименование и реквизиты организации

О ЗАКРЕПЛЕНИИ МАШИНЫ ЗА ВОДИТЕЛЕМ

начальник хозяйственного отдела_____________________________________________(Ф.И.О.)

составили настоящий акт о том, что автомобиль марки________________с государственным номером_______,

пробег с начала эксплуатации_________________км по приказу от _________№_________закрепляется за

На момент сдачи _________________с государственным номером __________находится в следующем состоянии:

1. __________________________________________________________.
2. __________________________________________________________.
3. __________________________________________________________.
4. __________________________________________________________.

Принявший в эксплуатацию машину водитель ________________________

(Ф.И.О.) обязуется хранить вверенную ему собственность, строго соблюдать правила технической эксплуатации и

(должность, Ф.И.О., подпись)

(должность, Ф.И.О., подпись)

Срок хранения документа

С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста по документообороту в коммерческой организации, которая занимается производством и продажей упаковки.

Читайте также:

  
• Вибрация на холостых ниссан навара
  
• Когда менять масло в двигателе киа спортейдж
  
• Ваз 2112 расширение колеи
  
• Горит abs на пежо 407
  
• Зарядное устройство для видеорегистратора carcam